Al configurar la automatización de la entrada de ciertos metadatos, las restricciones y los privilegios de acceso y visualización, y la ubicación mediante un simple cambio de código en la fase correspondiente del ciclo de vida del documento, las posibilidades de controlar el modo en que éste se crea, se gestiona y se describe, facilitan de manera inmensurable lo que hasta ahora eran pesadas tareas físicas y rutinarias, y sobre las que pocas veces se tenía un pleno.