• Características
• Descripción
• Circulación

• Estadísticas
• Consultas
• Informes

Características

Utilización de las normas ISAD(G) para los niveles previstos: Fondo, Subfondo, Serie, Unidad documental, Unidad documental simple.

Además Archivo 3000 incluye Depósito, Grupo o Sección y Subserie o Parte de serie.

Con estos nuevos niveles, permite hacer una jerarquía del archivo aún mayor, permitiendo también adaptar y/o crear cualquier cuadro de clasificación .

Posibilidad de integrar imágenes y sonidos en los documentos descritos.

Control de huecos, expurgos, transferencia de documentación administrativa, etc.

Acceso a los distintos niveles de descripción a partir de múltiples puntos: nombres, fechas, títulos -elemento básico en ISAD(G)-, materias -a las que se alude en ISAAR(CPF)-, términos geográficos, fecha de entrada, fecha de producción, tipo diplomático, búsquedas truncadas, dígitos de clasificación, etc.

Navegación sobre todos los niveles o sólo en los niveles que selecciones de las unidades de descripción localizadas en las búsquedas.

Permite realizar préstamos a investigadores en sala, préstamos a oficina, etc.

Programa para Oficinas Productoras con posibilidad de realizar transferencia desde éste.

Integración, mediante un interfaz amigable, de las más modernas técnicas y los lenguajes más innovadores, haciendo uso de XML y hojas de estilo XLS: EAD, MARC-DTD, DDI, etc.

Versiones en varios idiomas, ayuda en línea.

Posibilidad de búsquedas en línea por los usuarios y de configurar las consultas de éstos.

Descripción

Módulo para la descripción de cualquier tipo de nivel y documento, así como para la descripción y gestión de autoridades, y la edición de perfiles adecuados a las necesidades de diferentes usuarios

• Localización ágil de etiquetas dentro del nivel.
• Posibilidad de añadir subcampos durante el proceso de descripción.
• Interconexión de las opciones de búsqueda y descripción.
• Descripción de todo tipo de niveles: fondo, subfondo, serie, unidad documental compleja o simple; así como autoridades, grupo o sección, o subseries o partes de serie.
• Descripción completa de tales unidades de descripción, ajustándose a las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF) y al formato USMARC21.
• Posibilidad de describir y/o convertir bases de datos según lenguajes de metadatos más sofisticados: XML, XSL, EAD, MARC-DTD, DDI, etc.
• Modificación y eliminación de registros.
• En redes permite ubicar cada registro en su centro.
• Localización de registros por cualquier dato (número de control, título, creador, descriptores, etc.).
• Evita la duplicación de signaturas, advirtiendo de la existencia de la misma en otro asiento.
• Personalización de la pantalla de introducción de datos pudiendo elegir entre la visualización de etiquetas en formato MARC, en áreas y elementos ISAD(G), o personalizada.
• Para operaciones reiterativas, personalización de teclas de función.
• Presentación final de la ficha en formato MARC, áreas y elementos ISAD(G) o HTML personalizado, EAD.
• Formato de impresión de fichas personalizado para facilitar al usuario la información contenida en las fichas ISAD(G).
• La normalización en la descripción permite la exportación e importación de registros, así como la conversión y/o integración de diversos lenguajes.
• Asociación de ficheros multimedia a la descripción: imágenes, textos, sonidos, vídeos, etc.
• Posibilidad de generación de pantallas de introducción de datos para unidades productoras.
• Creación en línea de un fichero de autoridades, con posibilidad de acceso directo a éste.
• Control de huecos, producidos por expurgo, traslado de documentación administrativa a centros históricos, una vez concluida su vigencia, etc. Archivo-3000 toma en consideración la necesidad de dejar constancia de tales huecos, así como de la documentación que en su día hubo en ellos y el destino de ésta.

Circulación

módulo que permite gestionar todas las transacciones del archivo con sus usuarios: préstamo a investigadores, oficinas productoras, exposiciones temporales, etc.; reserva de registros y control de estas reservas; control de demoras, etc.

Realiza:

• Gestión íntegra de préstamo, devolución, renovación y reserva.
• Posibilidad de reserva de registros que están siendo consultados.
• Gestiona préstamos en sala, a oficinas y especiales.
• Interrogación de la base de usuarios por múltiples variables durante la gestión.
• Consulta durante la gestión de préstamo y reservas del registro de préstamo, devolución, renovación o reserva e historial de sanción del usuario.
• Impresión de justificantes de préstamo.
• Impresión de justificantes de devolución de préstamo.
• Configuración de las condiciones de préstamo (días y cantidad de materiales que permite el préstamo) para los distintos tipos de usuarios.
• Parametrización de los días de renovación de préstamo.
• Marca los usuarios morosos o sancionados.
• Aviso automático de reservas.
• Eliminación automática y manual de reservas.
• Mensajes de advertencia sobre usuarios que exceden en el límite de préstamo o con carnés caducados.
• Configuración de los tiempos de retardo en la ejecución de los préstamos.
• Delimitador de períodos de tiempo y cantidad de documentos a prestar.
• Para el cómputo de los préstamos, especificación de los días festivos a través de la Tabla de fiestas anuales.

Estadísticas

• Control de unidades de descripción en todo momento, estadísticas de préstamo, permitiendo para ello la definición de distintos criterios.
• Obtención de datos cuantitativos que le permitirán conocer el uso que hacen los usuarios de las unidades de descripción.
• Estadísticas según los períodos de tiempo establecidos, pudiendo realizarse sobre todo el fondo o sobre la parte del mismo que se especifique. Aplicación de múltiples variables.
• El resultado se muestra agrupado por archivos, por grupo.
• Asociación de claves estadísticas a los registros durante el proceso de descripción para la obtención de estadísticas por claves no predefinidas: materias, nivel, etc.
• Visualización e impresión de los datos en forma de tabla y gráficos variados.
• Exportación de resultados en distintos formatos: ASCII, Lotus, Excel, etc.

Consultas

Módulo que permite realizar consultas -tanto sencillas como complejas y refinadas- a la base de datos mediante operadores normalizados y visualizar los resultados de estas consultas de acuerdo con distintas opciones de presentación en pantalla y/o impresas. Permite acceder desde otros niveles a cualquier nivel de descripción, del cual se proporciona además información sobre el contexto y la estructura jerárquica. Acceso a los distintos niveles de descripción a partir de múltiples puntos: nombres personales y/o corporativos, título -elemento fundamental según la norma ISAD(G)-, materias -a las que se alude en ISAAR(CPF), términos geográficos, fecha de entrada, signatura actual o anterior, fecha de producción, tipo diplomático, número de expediente administrativo, si éste difiere de la signatura definitiva, etc.

Realiza:

• Búsqueda a texto íntegro.
• Las expresiones de búsqueda se construyen sencillamente.
• Búsquedas mediante la utilización de operadores booleanos, con la posibilidad de realizar búsquedas truncadas, búsquedas de fragmentos, etc. Filtro de búsquedas por fondos y por nivel.
• Refresco de búsquedas: las búsquedas efectuadas se actualizan constantemente sin necesidad de realizar una nueva consulta.
• Relación de búsquedas efectuadas para construcción de búsquedas más complejas o más refinadas.
• Posibilidad de renombrar las búsquedas.
• Borrado de búsquedas efectuadas.
• Posibilidad de utilizar las búsquedas como base para poder realizar múltiples operaciones con ellas:
  • cambios masivos (en el supuesto de errores, modificaciones en las normas, etc.),
  • códigos de barras (que agilizan el etiquetado de las unidades de instalación y el préstamo de las unidades de descripción),
  • borrado de autoridades (si éstas quedan obsoletas),
  • actualización de registros documentales para validar aquellas loperaciones que lo requieran, etc.
• Visualización de registros multimedia.
• Genera ficheros de búsquedas para poder editar desde procesadores de texto y editores de HTML, con vistas, por ejemplo, a su impresión o a su colocación en un sitio web.
• Listado de las unidades de descripción más prestadas por intervalos de fechas, por materias, por fondos.
• Conexión entre el módulo de descripción y de consultas.
• Búsquedas en el fichero de autoridades. [imagen1, visualización de un registro de autoridad, con inclusión de los registros que la tienen asociada; para profundizar en la búsqueda, posibilidad de navegación por términos relacionados.]
• Realización de diversas operaciones en los ficheros resultantes de una búsqueda:
  • restricción y refinamiento progresivo de la misma,
  • salto a los niveles superiores e inferiores de un registro,
  • importación y exportación de ficheros,
  • tratamiento de textos para la obtención de listados impresos en diferentes formatos, etc.
• Posibilidad de parametrización de los expurgos, de manera que la descripción de las unidades de descripción expurgadas permanezca siempre en el programa y, por tanto, bajo control.
• Impresión de fichas según las áreas y elementos ISAD (G), etiquetas MARC y personalizada (es decir, configurable desde el programa).
• Impresión de múltiples informes tanto en formato párrafo como en forma de listados (según los términos ya consagrados por Michael Cook): de forma completa, resumida, en dossier de varias columnas, índices, inventario, etc.

Informes

Todos los módulos incluyen opciones avanzadas de impresión, altamente personalizables y configurables por parte del usuario. Permitiendo la exportación de la impresión a formato txt, doc y html y su ulterior manipulación.