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Revisión de la Especificación MoReq para la producción de MoReq 2

Alejandro Delgado Gómez. Archivo Municipal de Cartagena

Introducción

En el discurso de clausura del DLM Forum de 1999, Erkki Liikanen hacía notar la importancia de la implicación de la industria en el desarrollo de una sociedad europea de la información en los siguientes términos:

Aquí reside el verdadero reto para la industria. Esta amplia área de servicio potencial debiera despertar el interés de la industria y actuar como base para una nueva asociación entre los sectores público y privado. Las nuevas aplicaciones y servicios disponibles satisfacen las demandas de los clientes, dentro de un mercado más fuerte. Tienen que encontrarse soluciones que sean amigables para el usuario, fáciles de implantar y basadas en normas internacionales que proporcionen interconectividad e interoperabilidad auténticas. Existe un amplio mercado para aplicaciones y servicios orientados a soluciones tanto en el sector público como en el privado en Europa. La industria de las ICT y otras partes interesadas debieran sacar ventaja de manera más intensa de estas nuevas oportunidades. Para la industria, la normalización es asunto de desarrollo de productos y política de marketing. Los clientes se sienten atraídos por soluciones que ofrecen apertura y proporcionan un mejor retorno de las inversiones. Para el ciudadano europeo, unas normas y especificaciones comunes pueden proporcionar un acceso mejorado y fluido a la información electrónica1.

La extensión de la cita queda justificada porque en ella se encuentran reflejados los intereses que subyacían en aquel momento a la redacción de una norma europea para la industria de software implicada en la creación de productos para la gestión de documentos electrónicos. El Forum ya había publicado en 1996 una propuesta de buenas prácticas2, pero no se enfocaba a los fabricantes de software. Sin embargo, en 1999 se percibía la necesidad de regular de alguna manera los requisitos funcionales de este tipo de productos. En las conclusiones del Forum de aquel año, se mencionaba en primer lugar la propuesta de elaboración de un modelo de referencia para la gestión de documentos electrónicos en la administración pública3. De igual modo, se lanzaba un mensaje a la industria pidiendo una mayor participación y respuesta en el debate acerca del desarrollo de normas abiertas para software de gestión de la información4. Este mensaje fue aceptado por la industria en una respuesta preparada por un grupo de trabajo conjunto ICT/DLM5.

Dos años más tarde, en 2001, aparecía la primera versión de la Especificación MoReq -Model Requirements for the Management of Electronic Records6 -, preparada por los consultores independientes Cornwell Management Consultants en el marco del Programa IDA (Interchange of Data between Administrations). Tal y como se ha hecho notar en varias ocasiones, y como se desprende del discurso de clausura del Forum de 1999, MoReq no había sido concebida como una norma archivística, sino como un modelo marco que los responsables de la gestión de documentos debieran tener en cuenta en el momento de adquirir software para la realización de sus actividades. Es decir, MoReq es una especificación de requisitos funcionales de software, no de gestión de documentos7 . En este sentido, tiene su mejor reflejo en la norma norteamericana, con la que mantiene estrecha relación, DoD 5015.28 , publicada por el Departamento de Defensa para las unidades de la administración federal

En el DLM Forum de 2002, celebrado en Barcelona, la casi recién estrenada especificación fue uno de los principales temas de debate, o, de manera más estricta, de celebración. En efecto, MoReq había comenzado a ser utilizada ampliamente en la mayor parte de los países europeos, había sido traducida y/o adaptada a las distintas realidades nacionales, y demostraba los beneficios, tanto para los clientes como para la industria, de la normalización de las aplicaciones de software para la gestión de documentos.

Sin embargo, en el DLM de 2005 ya se hicieron explícitas algunas carencias y diferencias con realidades nacionales, que debieran solventarse. Por ejemplo, Wettmann hacía notar el énfasis de la norma alemana DOMEA sobre los procesos de negocio, en buena medida ausentes de MoReq9. Waalwijk ubicaba la especificación en el contexto de los desarrollos holandeses de requisitos funcionales para la gestión de documentos "dentro del software", concepto más general e integrador10. Merenmies aportaba la visión de que los requisitos finlandeses de conservación del Proyecto SÄHKE beneficiarían a la especificación europea11, etc. Uno de los principales conocedores y valedores de MoReq, Ian MacFarlane, ha hecho notar igualmente dos carencias esenciales de la misma, en los siguientes términos:

Es monolítica, se implanta todo o nada -una ausencia de articulación para proporcionar opciones en forma de módulos significa que es inflexible. No se establecieron medios independientes para ponderar formalmente el cumplimiento con MoReq -el cumplimiento se basa primariamente en la auto-aserción12.

De hecho, el Forum ya había comenzado los trabajos previos a la actualización en el año 2004, solicitando los comentarios de un amplio número de especialistas13 . Estos trabajos culminaron en el lanzamiento, en julio de 2006, de una invitación para presentar ofertas para la revisión de MoReq y la producción de MoReq 2 14. Esta invitación viene acompañada de un Scoping Report15 en el que se indican las necesidades de esta nueva versión de la norma. En lo que sigue se analiza brevemente el Scoping Report y se sugieren potenciales relaciones con otros proyectos en curso.

1 Nuevo alcance de MoReq 2

Como se ha sugerido, entre 2001, fecha de publicación de la primera versión, y 2004, fecha de inicio de los trabajos previos a la revisión, la gestión de documentos, por una parte, y, por otra, las tecnologías que la apoyan, así como el escenario profesional en Europa, han venido sufriendo profundos cambios, de los que no son los menores el uso creciente de tecnologías distribuídas y en entornos web, la integración de los procesos de gestión de documentos con otros procesos en una organización, el impacto de la norma ISO 1548916 y asociadas, la emergencia o mayor relevancia de normas nacionales nuevas y pre-existentes, o el actual debate acerca del cambio de paradigma archivístico. Por lo demás, la especificación MoReq, a pesar de su indudable utilidad, nació con carencias como las indicadas por MacFarlane. Tanto los cambios sufridos en su entorno como estas carencias iniciales recomiendan revisitar el texto de la especificación, a efectos, como indica la invitación a ofertar, de extensión y actualización, para cubrir nuevas realidades; y también, a efectos de mejora de aquellos aspectos que la práctica ha demostrado tratados de manera insuficiente, o no tratados en absoluto. Sin embargo, con buen criterio, esta revisión es explícitamente continuista, tanto porque los resultados generales de la primera versión son buenos, como porque una ruptura radical podría comprometer innecesariamente los esfuerzos de normalización de la industria del software a nivel europeo.

De acuerdo con MacFarlane17 , las principales conclusiones a que llega el Scoping Report, y que en efecto quedan reflejadas en su redacción última, son:

a) Su carácter modular, para facilitar la exigencia parcial, progresiva o total de los requisitos. Así, se sugiere un módulo central de requisitos exigibles en cualquier caso, y un conjunto de módulos opcionales, compuestos a su vez de requisitos obligatorios y opcionales, dependiendo de que se decida su adopción.

b) La necesidad de mejorar el control y de diversificar las posibilidades de acceso, diversificando los roles de los usuarios. En la versión actual, el modelo de referencia de acceso sólo reconoce administradores y usuarios, siendo el caso que en las organizaciones con frecuencia estos roles se desglosan en muchos otros, cada uno de ellos con diferentes capacidades.

c) Una cobertura más detallada de los calendarios de retención y disposición.

d) Un tratamiento más profundo de los procesos de exportación y transferencia. Piénsese que, tal y como ha puesto de manifiesto, por ejemplo, el Proyecto InterPARES 118 , cada vez que los objetos digitales se mueven en el tiempo o en el espacio su autenticidad queda comprometida, problema que la versión actual de MoReq pasa por alto.

e) Un tratamiento más profundo de los procesos de conservación digital. El tratamiento que se le da al problema de la conservación en la versión actual es realmente pobre, limitándose a siete requisitos no funcionales y a una extensa discusión acerca de la obsolescencia tecnológica y los metadatos de conservación. Sin embargo, quizá por motivos económicos y por la creciente preocupación gubernamental acerca de cómo conservar lo que de aquí a muy pocos años se convertirá en el principal activo documental de las organizaciones, el de la conservación es uno de los problemas al que más tiempo y recursos han aplicado distintos proyectos de investigación y normalización.

f) Un refuerzo muy substancial de la sección sobre metadatos, de la que se exige que se convierta en un schema formalizado, con un rol mucho más activo.

g) MacFarlane hace notar con acierto el hecho de que las organizaciones no están produciendo documentos en sentido convencional, sino en muchas ocasiones objetos similares a documentos, que también tienen que gestionarse. Esta es la justificación de la extensión de los módulos opcionales que integran la gestión de documentos con otros procesos de la organización: sistemas de gestión de contenidos, sobre todo en entornos web; sistemas híbridos, que ya son tratados en la versión actual; integración con procesos de flujos de tareas y de lo que se ha dado en llamar, dependiendo de los contextos, case work o case management ; etc.

Uno de las modificaciones fundamentales de lo que será MoReq 2 es su carácter "medible", mediante scripts o pruebas de cumplimiento. Como se sugirió más arriba, en la actualidad no es posible contrastar un producto de software con los requisitos MoReq para verificar su cumplimiento en términos objetivos. Para superar esta deficiencia, el Scoping Report exige la formalización de un conjunto de materiales de valoración asociados a cada uno de los módulos, que permitirán ponderar la adecuación de los mencionados productos y articular un régimen de cumplimiento a nivel europeo.

Otra de las preocupaciones de los responsables de la propuesta de revisión de MoReq ha sido la necesidad de adecuarse a normas de gestión de documentos que, o no existían, o no habían alcanzado el grado de consolidación que poseen en la actualidad, de manera muy significativa la citada ISO 15489.

Así, pues, las principales propuestas de revisión de MoReq pueden condensarse en los siguientes términos:

a) carácter modular

b) integración de la gestión de documentos con otros procesos de las organizaciones

c) posibilidad de medición objetiva del cumplimiento

d) schema riguroso de metadatos, y

e) compatibilidad con otras normas

Sin embargo, fuera de esta revisión quedarán algunos aspectos a nuestro juicio espinosos y que debieran haberse reconsiderado: el uso de una terminología en ocasiones confusa de la que el término volume es un buen ejemplo, y que, pese a ello, se ha preferido conservar; la no insistencia en una visión amplia del concepto de clasificación, sobre el que, a pesar de aparecer en el Scoping Report como digno de revisión señalada, no se hace el hincapié que merece; o la permanencia del concepto de ciclo de vida de los documentos, ignorando otras realidades en emergencia. Por poner un ejemplo en sentido contrario, el International Council on Archives, en su Electronic Records: A Workbook for Archivists, recurre al expediente life cycle/continuum19 .

2 Relación de MoReq 2 con otras normas.

Como se ha indicado, una de las prioridades de la revisión de MoReq es la necesidad de devenir compatible tanto con normas internacionales de gestión de documentos como con diferentes desarrollos nacionales previos o posteriores a la especificación que, en cualquier caso, amplían algunos de los componentes de la misma, o incorporan componentes que no existen en ella. En la propia invitación se mencionan algunas de estas normas, a saber: la especificación británica Requirements for Electronic Records Management Systems20 , de los Archivos Nacionales; la norma alemana DOMEA CONCEPT21, del Ministerio del Interior y desarrollada a través de la Agencia de Coordinación y Asesora del Gobierno Federal; la especificación noruega NOARK-4: Norwegian recordkeeping system22 , publicada por los Archivos Nacionales en 1999; el método de transferencia de los Archivos Nacionales de Suecia; la especificación holandesa REMANO (Especificaciones de software para aplicaciones de gestión de documentos administrativos)23 , desarrollada por los profesores van Bussel, Horsman y Waalwijk para el Ministerio del Interior; el proyecto finlandés SÄHKE -Preservation exclusively in electronic form of permanent records in case management systems24-, desarrollado por los Archivos Nacionales entre 2001 y 2004, y aprobado a finales de 2005.

De la norma británica el Scoping Report parece haber recibido una profunda influencia en aspectos tales como el desarrollo de un schema detallado de metadatos, bastante más conciso en la norma británica que en MoReq, o la necesidad de un módulo de case management. De la norma alemana parece haber adoptado tanto el enfoque hacia la integración de procesos como la necesidad de un método cuantitativo de ponderación. De REMANO también se percibe la necesidad de integrar todos los procesos de la organización. De SÄHKE, la preocupación por la conservación, así como el módulo de case management.

Una norma con la que frecuentemente se ha asociado a MoReq, y que también se encuentra en proceso de revisión, es la citada DoD 5015.225 . A diferencia de la edición actual de MoReq, la norma DoD 5015.2 sí ha adoptado métodos objetivos de ponderación del cumplimiento mediante los guiones y materiales de prueba de conformidad desarrollados por el Departamento de Defensa a través del plan Joint Interoperability Test Command Records Management Application26 .

Por último, y como se ha dicho, MoReq 2 será compatible, hasta donde sea posible, con ISO 15489 y, tal y como se desprende de los comentarios previos27 , con normas asociadas como ISO 23081-1 28. Teniendo en cuenta que estas normas son derivaciones más o menos explícitas del modelo del continuo; que son normas para la gestión de documentos, con independencia de que esta gestión se lleve a cabo de manera automatizada y sobre documentos digitales (aunque obviamente esto está en la cabeza de todos); y que la terminología de MoReq no es siempre la mejor aceptada por el consenso internacional, el grado en que esta compatibilidad pueda conseguirse es asunto que queda por verificar.

Curiosamente, la invitación y el Scoping Report pasan por alto un importante desarrollo actual estrechamente relacionado con los fines de la futura MoReq 2. Se trata de los requisitos funcionales aún en borrador de los Archivos Nacionales de Australia, que ya tratan muchos de los aspectos que la especificación europea dejó en el tintero en su momento y que ahora trata de recuperar29 . El borrador australiano sí menciona entre sus fuentes a la especificación europea.

3 Conclusión

MoReq ha sido una buena especificación, no de gestión de documentos, sino de requisitos del software para la gestión de documentos. No obstante, tanto el mundo de las tecnologías como el de la gestión de documentos han sufrido vuelcos radicales en los últimos años. Por otra parte, la propia MoReq pasó por alto algunos aspectos esenciales, cuya ausencia ha contribuído a minar su por otra parte incuestionable eficacia.

Por ello, y con buen criterio, los responsables de la especificación han decidido una renovación que, apostando por la continuidad, incorpore aquellos aspectos esenciales, así como las nuevas realidades que han aparecido desde 2001 y distintas sensibilidades nacionales.

Esto debiera permitir disponer de una especificación rigurosa y detallada desde la que se pueda gestionar un régimen de gestión de documentos verificable, abierto, modular, dotado de un cuerpo formalizado de metadatos, e integrado con el conjunto de procesos de una organización, proporcionando de esta manera respuesta eficaz al complejo entorno en el que se desenvuelve la comunidad profesional, y una herramienta útil para que esta comunidad profesional plantee sus necesidades a la industria y obtenga de ella la respuesta más adecuada.