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La norma internacional ISO 15489 y su aplicabilidad a entornos digitales.

Alejandro Delgado Gómez. Archivo Municipal de Cartagena.

Introducción

En el marco del presente texto se entiende por “gestión de documentos” el “área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización” i. “Documentación digital”, recibe el mismo tratamiento que se le vino dando en la segunda fase del Proyecto InterPARES, y que Duranti expone en estos términos:

Así, el equipo llamó documento archivístico a cualquier documento creado (esto es, realizado o recibido y guardado para acción o referencia) por una persona física o jurídica en el curso de una actividad práctica, como instrumento y producto de tal actividad, adoptando por tanto la definición archivística tradicional. El equipo procedió entonces a definir documento como información registrada, información como un mensaje dirigido a su comunicación en el espacio o el tiempo, y datos como la pieza mínima de información con significado. Finalmente, se definió documento archivístico electrónico como un documento archivístico creado en forma electrónica, significando que un documento recibido en forma electrónica pero guardado a efectos de acción en forma de papel es un documento archivístico en papel, mientras que un documento recibido en papel pero escaneado en el ordenador y utilizado sólo como fichero digital es un documento archivístico electrónico ii.

Tomando en combinación ambas definiciones, se sigue que la Organización Internacional de Normalización todavía no ha articulado ninguna norma para abordar la gestión de documentos digitales, aunque el Subcomité 11 del Comité Técnico 46 de la Organización cuenta con dos grupos de trabajo conjuntos, uno de ellos bajo la dirección del propio Subcomité, dedicado a la conservación de documentos digitales, y otro, bajo la dirección del Subcomité 2 del Comité Técnico 171, dedicado a aplicaciones de gestión de documentos, y específicamente PDF/A.

Sin embargo, la afirmación de que ISO aún no dispone de una norma acerca de gestión de documentos digitales no puede dejarse pasar sin matices. En primer lugar, la norma ISO 15489, citada más arriba, no ha sido concebida, desde luego, para la gestión de documentos digitales. De hecho, puede aplicarse perfectamente sólo con un papel y un lápiz. No obstante, parece evidente que los autores de la norma tenían en mente una realidad crecientemente digital, de tal manera que podría afirmarse que la norma ISO 15489, en sus dos partes, también es aplicable a la gestión de documentos digitales. Otro tanto sucede con sus normas asociadas, en vigor o previstas: ISO 23081-1 e ISO 23081-2, para la gestión de metadatos; o la prácticamente finalizada norma ISO/TR 26122 (Información y documentación – Análisis de procesos de trabajo para la gestión  documentos), basada en AS 5090, para la definición de flujos de trabajo y análisis funcional iii.

En segundo lugar, otros comités en relación con el Subcomité 11, de manera específica el citado Comité Técnico 171, han desarrollado normas e informes técnicos que abordan de manera parcial algunas cuestiones relativas a la gestión de documentos, aunque en general al margen de criterios archivísticos, es decir, sin tomar en cuenta los requisitos de gestión de documentos establecidos en, por ejemplo, ISO 15489 iv. Al hacer esta afirmación se quiere decir que cualquier política, estrategia o norma de gestión de documentos digitales debe comenzar por explorar detalladamente las circunstancias en que se crean, gestionan y utilizan tales documentos; así como las propiedades internas de los mismos, en su casi infinita variabilidad; y los valores que los convierten en documentos de archivo: el ser evidencia de una transacción, registrada junto con sus contextos. Las normas del Comité Técnico 171 son extremadamente útiles para, por ejemplo, conservar ciertos tipos de documentos, aquellos más semejantes a documentos en papel, y algunas de ellas incluso toman en consideración la necesidad de que los documentos puedan ser considerados como evidencia, pero sólo desde la perspectiva jurídica. Sin embargo, como es bien sabido, la evidencia legal no es equivalente a la evidencia archivística v. Por lo demás, la norma que más se aproxima a la satisfacción de requisitos archivísticos, tal y como quedan propuestos en ISO 15489, es ISO 18492, que utiliza de manera variable los conceptos de documentos e información, como se sabe muy diferentes en el marco de la archivística vi. Por tanto, el presente texto considera estas normas como herramientas facilitadoras para ayudar a la gestión de documentos, no normas de gestión de documentos.

Debe tenerse en cuenta, además, que la simple aplicación de normas técnicas no garantiza una buena gestión de documentos, ni analógicos ni digitales. Las normas técnicas son necesarias porque permiten contrastar el bien hacer o mal hacer cotidiano con instrumentos objetivos, pero lo único que garantiza esto es que se minimiza el margen de subjetividad en la gestión de algo tan delicado como los documentos de archivo, y que esta minimización se produce en un determinado marco, el de el día a día de una organización o de un individuo, que excluye otros marcos. No es de recibo aseverar que se cumplen normas técnicas porque con ello se consiguen certificados de calidad, aunque adicionalmente se consigan. Lo que debe aseverarse es que se cumplen normas técnicas porque, junto con el cumplimiento de la legislación y otras regulaciones, y el respeto a las diversas realidades sociales en que se inscribe la organización o el individuo, es lo que debe hacerse vii.

Si tomamos en consideración las anteriores meditaciones, así como los resultados de otros proyectos de investigación, internacionales y nacionales viii, el balance, en lo que se refiere a la gestión de documentos digitales, no es especialmente positivo para la Organización Internacional de Normalización. Sin embargo, no es enteramente negativo. Recapitulando lo dicho hasta ahora, en la actualidad se dispone de la norma ISO 15489, en dos partes, que toma en consideración tanto los requisitos específicos de los documentos de archivo, incluidos los digitales, como los contextos reguladores y sociales más amplios en que se crean, gestionan y utilizan. Se dispone también de normas asociadas, como las dos partes aprobadas de ISO 23081, así como de la inminente norma para la gestión de flujos de tareas. Por último, se dispone de normas tecnológicas que pueden servir como herramientas facilitadoras para ayudar en el tratamiento de ciertos tipos de documentos.

En lo que sigue, por tanto, se explora la estructura y el contenido de la norma ISO 15489, considerada como marco de referencia para el desarrollo de otras normas; se discuten aquellos conceptos que resultan algo extraños a la tradición archivística española; y se describen con brevedad otros esfuerzos asociados a la mencionada norma marco. En cualquier caso, debe entenderse que la aplicación de la norma es independiente de la tecnología.

Origen y estructura de la norma ISO 15489

La norma ISO 15489 fue desarrollada por el Subcomité 11 de la Organización Internacional de Normalización, con el fin de mejorar las prácticas de gestión de documentos en las organizaciones. Aunque esto no debiera significar que la norma se orienta exclusivamente hacia las organizaciones del sector privado, en España se hizo esta recepción desde el primer momento, si bien se ha ido corrigiendo progresivamente, y en la actualidad se entiende que la norma es aplicable en cualquier marco organizativo. Después de todo, los recientes escándalos urbanísticos en todo el territorio nacional constituyen un inmejorable ejemplo de la necesidad de mejorar la gestión de documentos de las burocracias mediterráneas. Un análisis más detallado sugeriría que la norma es susceptible de implantación, no sólo en entornos organizativos, sino también en entornos personales.

El Subcomité 11 tomó como base la norma australiana AS 4390-1996 –Records Management, si bien la norma internacional redujo la estructura de la fuente y modificó su terminología, apareciendo la primera edición en el año 2001. Por su parte, los archivos australianos adaptaron a su vez la norma ISO 15489, substituyendo su AS 4390 por la llamada AS ISO 15489 ix. En la actualidad el Subcomité 11 ha iniciado un proceso de revisión de ISO 15489, con el objeto de modificar su orientación.

La norma ISO 15489 se estructura en dos partes: ISO 15489-1 –Generalidades-, e ISO/TR 15489-2 –Directrices. La primera parte tiene como finalidad proporcionar a los directivos de las organizaciones conceptos suficientes como para hacerles adquirir consciencia de la importancia de gestionar adecuadamente sus documentos, tanto en defensa de sus propios intereses, como a efectos de responsabilidad social. La segunda parte es un informe técnico de mayor profundidad, destinado a proporcionar un conjunto de procedimientos a quienes tienen que trabajar de hecho con los documentos.

La primera parte de la norma, a su vez, se estructura de la siguiente manera:

1. Tres capítulos introductorios, muy similares en prácticamente todas las normas ISO, en los que se define el alcance de la norma, las normas de aplicación, y los conceptos utilizados. Con respecto al alcance, la norma especifica su ámbito de aplicación en los siguientes términos: a) se aplica a la gestión de documentos, en todos los formatos o soportes, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada en el ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo responsable de crear y mantener documentos; b) regula la asignación de las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con estos documentos; c) regula la gestión de documentos como apoyo de un sistema de calidad que cumpla con la Norma ISO 9001 e ISO 14001; d) regula el diseño y la implantación de un sistema de gestión de documentos x.

De igual modo, indica la exclusión de su ámbito de las instituciones archivísticas xi, aunque esto ha sido cuestionado posteriormente, de acuerdo con un enfoque integrador que tiene más posibilidades de éxito que el enfoque excluyente de la tradición norteamericana. En definitiva, es irrelevante que el documento se encuentre en el sistema del creador o en el sistema del conservador: en cualquier caso, tiene que ser gestionado por archiveros, llámense estos profesionales como se quiera.

Por otra parte, aunque la norma indica explícitamente que sus destinatarios son los directivos de las organizaciones; los profesionales de la gestión de documentos, de la información y de sus tecnologías; el resto de los empleados de las organizaciones; y cualquier persona que tenga la responsabilidad de crear y mantener documentos xii, progresivamente se ha ido orientando la primera parte hacia los directivos, reservando la segunda para los técnicos.

2. Un breve capítulo (4) en el que se exponen los beneficios de la gestión de documentos xiii. Debe tenerse en cuenta el que la posibilidad de que un directivo de una organización quiera que sus documentos de relevancia a efectos de evidencia, para lo bueno y para lo malo, sean gestionados por una tercera parte fiable y más o menos independiente, es bastante remota, de modo que asegurar que una buena gestión de documentos no implica necesariamente una auditoría de documentos resulta fundamental xiv.

3. Otro breve capítulo (5) destinado a especificar el contexto normativo en el que se desenvuelven las organizaciones xv. A pesar de su brevedad, es especialmente interesante, puesto que indica la relevancia del contexto para la gestión de documentos.

4. Un capítulo (6) en el que se indica la necesidad de definir una política documentada de gestión de documentos, así como las responsabilidades que con respecto a esta gestión corresponden a cada persona o grupo de personas en la organización xvi.

5. Un capítulo (7) en el que se especifican, bajo la rúbrica genérica de “requisitos para la gestión de documentos”, los principios rectores de un plan de gestión de documentos, así como las características esenciales de estos documentos xvii.

5.1 Con respecto a los principios rectores, la norma indica que un plan de gestión de documentos debe atender a aspectos tales como:

1. la determinación de los documentos que deben crearse para cada proceso y la información que debe incluirse en cada documento. Es decir, la norma refleja el principio archivístico de que un proceso, y dentro de un proceso cada acción, debe quedar documentado. De igual modo, se adhiere a la creciente necesidad, derivada de la implantación de entornos digitales, de que el archivero intervenga en la gestión de los documentos antes de que el documento exista. A pesar de las diferencias conceptuales entre un proyecto y el otro, tanto InterPARES como las investigaciones del Records Continuum Research Group han expresado de una u otra manera este principio y esta necesidad;
2. la determinación de la forma y estructura en que se crean e incorporan al sistema los documentos, y las tecnologías a utilizar. Es decir, de nuevo, la intervención antes de la existencia del documento. Por otra parte, y aunque no está explícito en el enunciado de este requisito, sí puede considerarse que la norma renuncia a proponer tecnologías. De ser esto así, podría considerarse que coincide con el principio propuesto por InterPARES: básicamente, la tecnología no puede imponer las normas; más bien, a partir de los requisitos archivísticos, la tecnología debe proponer las mejores soluciones existentes para satisfacer esos requisitos xviii;
3. la determinación de los metadatos adjuntos o vinculados a los documentos a lo largo de todos los procesos asociados a los mismos. De la importancia del concepto de metadatos da fe la circunstancia de que, poco después de finalizado el esfuerzo ISO 15489 el Subcomité 11 iniciara el esfuerzo, en principio todavía no concluso, de la norma ISO 23081, ahora en cuatro partes, acerca de metadatos para la gestión de documentos. Otros esfuerzos similares son el Proyecto MADRAS xix de US-InterPARES o el Proyecto Clever Recordkeeping Metadata;
4. la determinación de los requisitos de recuperación, uso y transmisión; así como de conservación. Si bien la norma enuncia como una de las características de los documentos su disponibilidad, el espacio que dedica al problema del acceso es relativamente pequeño, en relación con otros aspectos;
5. la determinación de los requisitos de organización de los documentos, a efectos de facilitar su uso. Implícita en este principio se encuentra la consideración de los procesos de gestión de documentos como herramientas facilitadoras del uso o, en otros términos, el acceso. En efecto, somos partidarios de la idea de que procesos como el de valoración o de conservación de los documentos no son significativos si posteriormente no se puede acceder a estos documentos. La de disponibilidad, por su parte, es una de las características básicas que la norma atribuye a un documento;
6. la evaluación de los riesgos asociados a la gestión inadecuada de los documentos. Una de las ideas que tradicionalmente se ha intentado transmitir a los directivos de las organizaciones es la del peligro, tanto económico como jurídico y administrativo, que supone la creación de malos documentos, así como la incorrecta contextualización, y posterior inadecuada conservación, de los mismos. Esta idea vuelve a aparecer en la norma;
7. la determinación de los requisitos de conservación y acceso de los documentos a largo plazo, a efectos organizativos y de responsabilidad social. Como se ha repetido hasta la exhaustividad, el problema de la conservación a largo plazo en entornos digitales es dramático xx, y probablemente uno de los mejor estudiados por diferentes proyectos de investigación interdisciplinares financiados por varios gobiernos;
8. la determinación del modo en que se deben cumplir los requisitos normativos de distinto ámbito. Una vez más, las organizaciones se desenvuelven en un contexto regulador crecientemente complejo, y una política de gestión de documentos debe dar satisfacción a este contexto. En este sentido, España, sin legislación explícita sobre libertad de información, acceso o evidencia, plantea problemas que todavía no se han explorado con la debida profundidad;
9. la determinación de los requisitos de conservación en entornos seguros. Hechos como la progresiva utilización de empresas de almacenamiento de documentos, en entornos físicos, o la implantación de sistemas de gestión de documentos altamente distribuidos y dinámicos, hablan de la necesidad de normas como la familia ISO/IEC 27001 xxi; sin embargo, el creciente uso de entornos web para almacenar todo tipo de documentos –entiéndanse herramientas como Gmail, o los Docs y hojas de cálculo de Google- hace pensar que el problema no está ni mucho menos resuelto xxii;
10. la determinación de los procedimientos de retención. En el marco europeo, todavía no se ha discutido con la suficiente profundidad la oportunidad de seguir utilizando criterios schellenbergianos de valoración, aunque resuenan cada vez con más fuerza métodos como la valoración funcional de aplicación en Holanda o la macrovaloración canadiense. La implantación de ISO 15489 debiera mover a un debate acerca de un método de valoración potencialmente irresponsable de cara a la sociedad xxiii;
11. la determinación del modo en que una buena gestión de documentos mejora la efectividad, la eficacia y la calidad de los procesos, las decisiones y las acciones.

5.2 Con respecto a las características de los documentos, la norma enuncia cuatro de ellas, que se corresponden, a veces con distinta denominación, con las enunciadas por otros proyectos como InterPARES o el Workbook del ICA:

1. autenticidad, es decir, de un documento debe poder probarse que es lo que dice ser, que ha sido enviado o recibido por la persona de la que se pretende que lo ha enviado o recibido; y que esto se ha hecho en el momento en el que se pretende que se ha hecho;
2. fiabilidad, es decir, un documento debe ser una representación exacta y completa de la acción que refleja;
3. integridad, es decir, un documento debe permanecer completo e inalterado, excepto en el caso de modificaciones regladas;
4. disponibilidad, es decir, deben tomarse las precauciones adecuadas para que un documento pueda seguir siendo recuperado y utilizado.

6. Un amplio capítulo (8) dedicado al diseño e implantación de un sistema de gestión de documentos xxiv, estructurado de la siguiente manera:

1. En primer lugar, ¿qué características debe satisfacer un sistema de gestión de documentos? De acuerdo con la norma, debe ser fiable e íntegro –es decir, respetar las características de los documentos que gestiona-; debe ser conforme con el contexto regulador; debe ser exhaustivo –es decir, debe abarcar todos los documentos y procesos de la organización; y debe ser sistemático.
2. En segundo lugar, la norma indica las etapas de diseño e implantación del sistema, aunque, de hecho, la subcláusula dedicada a estas etapas hace referencia más bien a las funcionalidades que debiera satisfacer el sistema, y que son: documentación de operaciones, soporte físico de almacenamiento y protección, gestión distribuida, conversión y migración; acceso, recuperación y uso; y conservación y disposición.
3. En tercer lugar, la norma explica la metodología para el diseño e implantación de un sistema de gestión de documentos. Esta metodología está fuertemente apoyada en la metodología DIRKS xxv –aunque en una posterior revisión se intentaría eliminar el aparente carácter lineal de DIRKS para hacer más explícito su carácter circular o, mejor aún, concéntrico. La metodología, de manera muy similar a DIRKS se compone de los siguientes pasos: investigación preliminar, análisis de las actividades de la organización, identificación de los requisitos, evaluación de los sistemas existentes, identificación de estrategias para cumplir los requisitos, diseño de un sistema de gestión de documentos, implantación de un sistema de gestión de documentos, revisión posterior a la implantación.
4. Por último, se declara el procedimiento para suspender o terminar un sistema de gestión de documentos.

7. Otro extenso capítulo (9) dedicado a los procesos y controles de la gestión de documentos xxvi, y que coincide en gran medida con las actividades que convencionalmente se han asociado a la gestión documental, si bien aparecen algunas notables diferencias conceptuales que trataremos de indicar. De acuerdo con la norma, esta sección se estructura de la siguiente manera:

1. Determinación de los documentos que deben incorporarse al sistema
2. Establecimiento de plazos de conservación
3. Incorporación de documentos
4. Registro
5. Clasificación, incluyendo la clasificación funcional de las actividades de la organización siguiendo el orden funciones, actividades y tareas; el uso de sistemas de clasificación; el uso de vocabularios controlados; el uso de sistemas de indización; y la atribución de números y códigos
6. Almacenamiento y manipulación
7. Acceso
8. Trazabilidad
9. Disposición
10. Documentación de los procesos de gestión de documentos.

De esta sección nos interesa destacar el apartado acerca de clasificación, en la medida en que el concepto de sistema de clasificación no siempre se ha comprendido en España adecuadamente. En efecto, la conceptualización que de la clasificación lleva a cabo la norma es más amplia que la conceptualización implicada en un tradicional cuadro de clasificación. ISO 15489, en consonancia con otros esfuerzos y proyectos, considera la clasificación como un conjunto de procedimientos, técnicas y prácticas que, como un todo, sirven para poner los documentos en sus diferentes contextos, mediante la categorización tanto de los documentos como de las actividades de la organización que los genera xxvii.

El concepto de clasificación en la norma es mucho más rico que el del cuadro de clasificación convencional, permite una contextualización más exhaustiva de los documentos y una expresión de su vínculo archivístico. Por lo demás, no hace asunciones respecto al modo en que se deben categorizar los documentos y las actividades que los generan, aunque tanto en la primera parte como, de manera muy especial, en la segunda, se profundiza en el modelo de clasificación funcional.

De igual modo, nos interesa destacar el apartado de registro, que no es funcionalmente idéntico a la captura de documentos. De acuerdo con la norma, el registro es el acto por el que se asigna un identificador único a un documento al incorporarlo a un sistema xxviii. En la tradición española, el registro se utilizó archivísticamente como un medio para expresar la procedencia de los documentos y su orden original. Sin embargo, este uso se disolvió en el marco de unas prácticas demasiado historicistas, y sólo se ha recuperado recientemente. El interés archivístico en el uso de un sistema de registro –expresado, por ejemplo, en la preocupación de tradiciones como la norteamericana, que carecen de tales sistemas- reside en el hecho de que, en un solo acto, permite identificar de manera única un documento y ponerlo en sus contextos documental, procedimental, y de procedencia. Es decir, como se ha mencionado, mediante un solo código es posible asegurar los principios archivísticos de procedencia y de orden original. Además, garantiza que el archivero puede hacer esto desde que el documento entra en el sistema, no meramente cuando finaliza su vida útil y se envía físicamente al depósito de archivo. Finalmente, un sistema de registro permite mantener el control sobre los pasos que sigue un documento desde que éste se incorpora a un proceso.

Por último, nos interesa destacar el hecho de que la norma considera, en el último apartado, que los procesos de gestión de documentos son a su vez documentos que deben ser tratados archivísticamente. Desgraciadamente, es usual que los archiveros gestionen los documentos procedentes de otras unidades y olviden que ellos mismos forman parte de una unidad que genera documentos en el curso usual de sus actividades.

8. Un breve capítulo (10) dedicado a los procesos de supervisión y auditoría xxix.

9. Un último capítulo (11) dedicado a la formación del personal que debe ocuparse de la gestión de documentos xxx.

En cuanto a la segunda parte de la norma, es, como se ha dicho, un informe técnico que profundiza en los aspectos procedimentales para el cumplimiento de la primera parte. Como tal informe técnico, se orienta al personal que de hecho debe trabajar con los documentos, y, aun siendo más amplia que la primera parte, se estructura de manera más concisa, de la siguiente manera:

1. Un capítulo breve (1) en el que se explica el campo de aplicación. En contraste con la primera parte, conceptual y orientada a los directivos, la segunda parte es metodológica y orientada a los profesionales de la gestión de documentos xxxi.
2. Un segundo capítulo, coincidente con el capítulo de políticas y responsabilidades (6) de la primera parte.
3. Un tercer capítulo (3) que profundiza en la propuesta de diseño e implantación del sistema de gestión de documentos, tal y como se expone en el capítulo 8 de la primera parte.
4. Un cuarto capítulo (4) que profundiza en los procesos y controles expuestos en el capítulo 9 de la primera parte.
5. Un breve capítulo (5) que incorpora algunos detalles acerca de los procesos de supervisión y auditoría indicados en el capítulo 10 de la primera parte.
6. Un último capítulo (6) que también incorpora algún detalle acerca de las necesidades de formación esbozadas en el capítulo 11 de la primera parte.
7. Dos anexos que facilitan la concordancia entre la primera y la segunda parte de la norma.

Otros esfuerzos normativos asociados a ISO 15489

A partir de las lagunas normativas detectadas en la norma ISO 15489, el Subcomité 11, de manera aislada o en cooperación con otros comités, ha venido emprendiendo nuevos proyectos que la completan, los más significativos de los cuales son los siguientes:

1. ISO 23081 –Metadatos para la gestión de documentos. La norma ISO 23081 se dividió en principio en tres partes, y en la actualidad en cuatro. La primera de ellas, dedicada a conceptos generales, ya ha sido aprobada, así como la segunda. La tercera, aún bajo discusión, es una guía de autoevaluación fuertemente apoyada en el Proyecto MADRAS de US-InterPARES. Respecto a la cuarta, su viabilidad es todavía lo suficientemente ambigua como para que pueda explicarse en este momento.
2. ISO/TR 26122 – Análisis de procesos de trabajo para la gestión de documentos. AS 5090 es una norma de origen australiano que fue adoptada por el Subcomité 11 como documento inicial, a partir del cual desarrollar una norma internacional que determine el procedimiento para llevar a cabo el análisis de las actividades de una organización. Su incorporación al corpus normativo asociado a ISO 15489 tiene sentido, en la medida en que la norma propone la intervención sobre los documentos antes de que existan los documentos, así como un modelo de clasificación con una orientación marcadamente funcional, sin excluir el análisis secuencial. En este momento debiera entenderse que está prácticamente finalizada.
3. Grupo de trabajo conjunto sobre conservación a largo plazo. Como se ha mencionado en la introducción a este texto, el Subcomité 11 ha unido esfuerzos con el Subcomité 3 –General Issues- del Comité Técnico 171 –Document Management Applications-, para analizar los problemas de la conservación a largo plazo de documentos digitales, así como posibles soluciones de conservación. El TC 171/SC 3 es muy activo a este respecto y ha proporcionado varias iluminaciones útiles, ya citadas. No obstante, debe reiterarse la afirmación de que estas iluminaciones son herramientas facilitadoras que en ningún caso debieran primar sobre los requisitos de gestión de documentos.
4. Cooperación con el Comité Técnico 10 –Technical Product Documentation- y el Comité Técnico 3 –Information structures, documentation and graphical symbols- de IEC (International Electrotechnical Commission). Desde el TC 10 de ISO se solicitó la cooperación del Subcomité 11 para la redacción de la cuarta parte de la norma ISO/IEC 82045 xxxii, aunque no parece que esta propuesta de colaboración haya tenido la respuesta que merecía.

Implantación y futuro de la norma

En este momento, la norma ISO 15489 goza de buena salud y un elevado nivel de consciencia e implantación a nivel internacional. Dependiendo de las diferentes situaciones jurídico-administrativas, países como Canadá, Estados Unidos, Australia, Holanda o el Reino Unido, todos ellos con tradiciones archivísticas avanzadas, la han adoptado de una u otra manera. Curiosamente, aunque, como se ha dicho, la norma no fue prevista de manera especial para instituciones archivísticas ni archivos de la administración, sino, más bien, para mejorar la calidad de la gestión documental de organizaciones privadas en los procesos de adquisición de la certificación de calidad ISO 9001, las instituciones archivísticas y los archivos de la administración han sido precisamente los más interesados en el seguimiento y la implantación de la norma, muy probablemente por una evidente tradición inexistente en la empresa privada, así como porque, al menos en el caso español, no se han hecho especiales esfuerzos desde el entorno ISO 9001 para promover el uso de la ISO 15489.

En la actualidad, como se ha indicado, la norma está siendo sometida a un proceso de revisión, para orientarla de manera más aguda hacia su lectura y comprensión por parte de los directivos de las organizaciones. Se pretende que sea una norma muy breve, que establezca ciertas declaraciones de principios, y sirva como paraguas para todo el corpus normativo citado más arriba, así como para futuras normas asociadas. De igual modo, se pretende que el nuevo texto muestre de manera más explícita su interés en la gestión de procesos. La segunda parte de la norma, por tanto, tendrá que revisarse en consonancia con estas modificaciones previstas.

Conclusiones

Las organizaciones se desenvuelven en entornos jurídicos, administrativos y técnicos crecientemente difíciles, y la adecuada gestión de los documentos que reflejan sus acciones, tanto en defensa de sus intereses como a efectos de responsabilidad social, diríase fundamental. Fenómenos como la corrupción política, la desestructuración de las burocracias occidentales, la globalización, la creciente invisibilidad de las tecnologías, o el carácter extremadamente dinámico de las nuevas formas de documentos digitales, hacen necesarias tanto una implantación más generalizada de la norma como una exploración en profundidad de los modos en que podría implantarse en entornos digitales invisibles y en perpetuo movimiento. Para satisfacer ambas necesidades, se precisa del soporte de legislación, políticas, estrategias, normas y buenas prácticas. La norma ISO 15489 ha supuesto una significativa aportación a este esfuerzo por dejar documentados los actos de las organizaciones. En un empeño de cooperación con otros proyectos, y en un marco de ampliación y revisión, la mejora y refinamiento de esta y otras normas contribuirá sin duda a mejorar también la gestión de los documentos, analógicos o digitales, que son reflejo de nuestro presente y reconstrucción de nuestro pasado.

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i ISO 15489-1: Información y documentación – Gestión de documentos– Parte 1: Generalidades. Geneva: International Organization for Standardization, 2001. P. 4.

ii Duranti, Luciana: “El concepto de documento archivístico en entornos experienciales, interactivos y dinámicos: ensayo de discusión. URL: http://archivo.cartagena.es/recursos/texto0_concepto_documento.pdf (Consulta: 31 de mayo de 2008).

iii ISO 23081-1:2006: Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles. Geneva: International Organization for Standardization, 2006. ISO/PRF TS 23081-2: Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issues. Geneva: International Organization for Standardization, 2006.  AS 5090-2003: Work process analysis for recordkeeping. Sydney: Standards Australia, 2003.

iv Algunas de estas normas son, por ejemplo, ISO/TR 15801:2004: Electronic imaging -- Information stored electronically -- Recommendations for trustworthiness and reliability. Geneva: International Organization for Standardization, 2004; ISO/TR 18492:2005: Long-term preservation of electronic document-based information. Geneva: International Organization for Standardization, 2005; e ISO 19005-1:2005: Document management -- Electronic document file format for long-term preservation -- Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1). Geneva: International Organization for Standardization, 2005.

v Para una discusión acerca de los diferentes significados del término evidencia, confróntese, por ejemplo, Twining, William: “Evidence as a Multi-Disciplinary Subject”. En: Cardozo, U.: Conference on Inference, Culture and Ordinary Thinking in Dispute Resolution, 2003. Furner, Jonathan: “Análisis conceptual: un método para comprender la información como evidencia, y la evidencia como información”. En: Anne Gilliland y Sue McKemmish, eds.: Nuevos métodos de investigación en archivística. Cartagena: Ayuntamiento, 3000 Informática, 2007.

vi Para una discusión acerca de la naturaleza específica del documento de archivo, confróntese, por ejemplo, Reed, Barbara: “Records”. En: Archives: Recordkeeping in Society. Wagga Wagga: Charles Sturt University, Centre for Information Studies, 2005.

vii En el contexto de un ácido debate en la comunidad archivística australiana acerca de un proceso no reglado de destrucción de documentos procedentes del llamado Caso Heiner, Chris Hurley ha elaborado una detallada y polémica articulación del concepto de archivero como agente de responsabilidad, más allá de mero ejecutante de la metodología DIRKS. Confróntese: Hurley, Chris: “Recordkeeping and accountability”. En: Archives: Recordkeeping in Society… En el mismo volumen, Sue McKemmish, Barbara Reed y Michael Piggott han discutido el modo en que DIRKS excluye a otros agentes que participan en la creación del documento, pero que no son la organización. Confróntese: “The Archives”.

viii Algunos de estos proyectos son: InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems). URL: http://www.interpares.org/; Clever Recordkeeping Metadata. URL: http://www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/research/crm/index.html; Victorian Electronic Records Strategy. URL: http://www.prov.vic.gov.au/vers/vers/default.htm; los diversos programas de gestión de documentos de los National Archives of Australia (incluidos los paquetes de software DPR, Xena y Quest). URL: http://www.naa.gov.au/recordkeeping/er/summary.html; el programa Digital Longevity del Archivo Nacional de Holanda. URL: http://www.digitaleduurzaamheid.nl/home.cfm; el proyecto belga eDavid. URL: http://www.expertisecentrumdavid.be/; y, por supuesto, el pionero proyecto de Pittsburgh, Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping. URL: http://www.archimuse.com/papers/nhprc/BACartic.html. (Consultas: 31 de mayo de 2008). En mayor o menor grado, y desde diferentes perspectivas, todos estos proyectos parten de los criterios de que los documentos digitales de archivo tienen unos requisitos específicos de creación, gestión y uso; de que no son meramente información ni datos; y de que se inscriben en contextos reguladores y sociales más amplios.

ix Pueden consultarse las diferencias entre la fuente y la norma internacional en, por ejemplo, Archives Advice 58: Australian Standard for Records Management – AS ISO 15489. National Archives of Australia, 2002. URL: http://www.naa.gov.au/recordkeeping/rkpubs/advices/advice58.html#differences. (Consulta: 31 de mayo de 2008). De igual modo, puede consultarse una tabla de concordancias entre AS 4390 y AS ISO 15489 en Comparison of AS 4390 and AS ISO 15489. State Records New South Wales, 2004. URL: http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/standards/austintl.htm. (Consulta: 31 de mayo de 2008).

x ISO 15489-1… P. 1.

xi ISO 15489-1… P. 2.

xii ISO 15489-1… P. 2.

xiii ISO 15489-1… P. 5-6.

xiv Este es también, por ejemplo, el criterio seguido por el Consejo Internacional de Archivos en su Electronic Records: A Workbook for Archivists. Paris: International Council on Archives, 2005.

xv ISO 15489-1… P.  6-7.

xvi ISO 15489-1… P. 7-8.

xvii ISO 15489-1… P. 8 y ss.

xviii Confróntese: “Preservation Task Force Report”. En: The Long-term Preservation of Authentic Electronic Records: Findings of the InterPARES Project

xix InterPARES2 Metadata and Archival Description Registry and Analysis System (MADRAS) beta version. URL: http://www.gseis.ucla.edu/us-interpares/madras/index.php?PHPSESSID=b49f362aa48b4c20a2defdccb957c97c. (Consulta: 31 de mayo de 2008).

xx Confróntese, por ejemplo, Delgado Gómez, Alejandro: “Dificultades en la conservación de documentos digitales en el actual entorno tecnológico”. En: Jornadas de Archivos Municipales de Madrid; Delgado Gómez, Alejandro: “Aproximación a la creación, conservación y diseminación del arte digital desde el punto de vista de la biblioteca”. En: Boletín de Biblio 3000. Delgado Gómez, Alejandro: “El arte digital como estudio de caso de los problemas asociados a la conservación de documentos de archivo en el actual entorno tecnológico”. En: Ibersid: Encuentros Internacionales de Información y Documentación 2006.

xxi ISO/IEC 27001:2005: Information technology -- Security techniques -- Information security management systems -- Requirements. Geneva: International Organization for Standardization, 2005.

xxii El problema resulta especialmente relevante en entornos web de uso creciente. Confróntese, por ejemplo: Reed, Barbara: “Legal and recordkeeping issues associated with management of websites”; Iacovino, Livia: “Regulatory, Recordkeeping and Legal Issues associated with Managing Websites”. En: Managing Websites Seminar: Gearing up for the e-commerce era. Australian Society of Archivists, 1999. URL: http://www.archivists.org.au/sem/papers.html. (Consulta: 31 de mayo de 2008)

xxiii Michael Piggott ha discutido los distintos modelos de valoración, incluido el australiano, en el anteriormente citado capítulo de Archives: Recordkeeping in Society, “The Archives”.

xxiv ISO 15489-1… P. 11 y ss.

xxv The DIRKS Manual: A Strategic Approach to Managing Business Information. National Archives of Australia, 2001. URL: http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/dirksman/dirks.html. (Consulta: 31 de mayo de 2008). Los State Records of New South Wales han publicado una versión revisada de DIRKS, a nuestro juicio más amigable que la original: Strategies for Documenting Government Business: The DIRKS Manual. State Records of New South Wales, 2003. URL: http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/DIRKS/final/title.htm. (Consulta: 31 de mayo de 2008).

xxvi ISO 15489-1... P. 17 y ss.

xxvii De acuerdo con la norma, la clasificación es la “identificación sistemática y organización de las actividades de una organización y/o de los documentos en categorías, que se representan en un sistema de clasificación de acuerdo con convenciones lógicamente estructuradas, métodos y reglas”. P. 3.

xxviii ISO 15489-1... P. 4.

xxix ISO 15489-1... P. 26.

xxx ISO 15489-1... P. 26.

xxxi ISO 15489-2... P. 1.

xxxii IEC/82045: Document management -- Part 4: Archiving (en fase de redacción).