Gestión de documentos digitales en el entorno archivístico.1

Alejandro Delgado Gómez. Archivo Municipal de Cartagena.

Introducción

En los últimos años, el Archivo Municipal de Cartagena ha venido creando -tanto porque los ha recibido de las unidades productoras, como porque los ha generado él mismo en el curso usual de sus actividades un notable volumen de documentos de naturaleza digital. Estos documentos muestran un alto grado de heterogeneidad, por su origen, su finalidad, su uso, etc. Así, por ejemplo, muchos de estos documentos proceden de las relaciones del Archivo con las unidades productoras, o de la gestión interna del Archivo bases de datos, correos electrónicos, documentos creados mediante procesador de textos y, de manera muy especial, las propias bases de datos que describen e identifican los documentos en soporte papel, y que apoyan los procesos de gestión de estos documentos.

Además, el Archivo ha emprendido tareas de digitalización de documentos en soporte físico (papel u otro) traslado a DVD de documentos en película o digitalización de documentos históricos; así como tareas de creación, gestión y puesta en uso de documentos nacidos digitales, de manera específica el proyecto archivo de la palabra, que incluye ficheros de imagen estática, y video y audio digitales, así como las descripciones en base de datos relacional de estos ficheros.

A la hora de tratar esta diversidad de documentos digitales, se planteaba el problema de que se habían venido generando durante un período amplio de tiempo, a diferentes niveles de consciencia, y con diferentes niveles de detalle en la planificación de su captura, tratamiento, gestión, conservación y puesta en uso. Por lo demás, esta diversidad de documentos diríase, de modo intuitivo, cualitativamente muy diferente. Por ejemplo, las bases de datos externas se han recogido de manera muy consciente a efectos de conservación bajo estrictas condiciones de privacidad y con el fin de su puesta en uso futuro para una comunidad de usuarios investigadores aún no definida. Sin embargo, en ningún caso se ha sido consciente de que la planificación de la conservación de las bases de datos internas es tanto o más relevante que la de estas bases de datos procedentes de las unidades productoras. Un segundo ejem plo: los correos electrónicos, internos y externos, no son objeto de planificación alguna, siguiendo con ello la tónica general de "caso de mala gestión de documentos digitales" de la mayoría de las administraciones. Y aun un tercero: para el archivo de la palabra se ha llevado a cabo una estricta planificación de los contenidos, pero en ningún caso de los requisitos archivísticos y técnicos para capturar, tratar, gestionar, conservar y poner en uso estos contenidos en un entorno digital.

La solución a este problema pasaba por la definición de una política 2 clara de captura, tratamiento, gestión, conservación y puesta en uso de documentos digitales con valor archivístico. A este fin, se propuso en primer lugar una revisión de la literatura acerca del asunto. No se trataba en ningún caso de una revisión exhaustiva, en la medida en que, dado el volumen de documentación que se ha generado y se continúa generando, una revisión exhaustiva no sería viable. El criterio fue la selección de ejemplos de lo que habitualmente se consideran buenas prácticas y normas de iure y de facto, y que además estuvieran libremente disponibles en Internet para su consulta por parte de cualquiera que estuviera interesado.

Además, en un primer momento se restringió el alcance de los documentos a tratar. A partir de la petición de principio de que el análisis y la resolución de problemas en un escenario restringido debiera ser fácilmente generalizable a todos los escenarios, la política inicial se enfocó sobre los documentos generados por el proyecto archivo de la palabra, de fácil tratamiento, puesto que se encuentran bajo el absoluto control del Archivo.

Tanto la literatura como la restricción del escenario dieron lugar a una discusión de tipo narrativo. Aunque esta discusión era en gran parte retórica, en la medida en que urgencias de tipo práctico habían forzado ya la respuesta a buen número de preguntas; y aunque en el actual estado del arte de la gestión de documentos digitales, una discusión tal puede dejar abiertos más interrogantes de los que ayuda a solucionar, se consideró que, en cualquier caso, incluso si abre nuevos interrogantes, o incluso si parece en cierto grado retórica, la política debiera venir informada por una discusión teórica, cuyos resultados debieran incorporarse progresivamente, de acuerdo con las posibilidades reales en cada momento.

Sin embargo, puesto que se trataba de aportar soluciones prácticas a problemas específicos, la discusión debiera contribuir a delimitar estos problemas con mayor nitidez, de tal modo que se vislumbraran respuestas a los mismos.

La presente exposición recoge el proceso de análisis mediante el que se llegó a la delimitación del problema y a la propuesta de soluciones. No obstante, a efectos de claridad expositiva, se ha alterado el orden en el que se llevó a cabo el análisis. Así, en primer lugar se expone el problema a resolver. Seguidamente se reproduce la discusión de tipo teórico que debiera informar la resolución del problema. En tercer lugar se exponen las respuestas de tipo práctico: por una parte, las de tipo técnico; por otra, las de tipo archivístico. Aunque, de hecho, el orden de la definición de ambas debiera ser precisamente el inverso, las mencionadas urgencias sólo permitieron delinear de manera intuitiva las necesidades archivísticas antes de las técnicas. En cuarto lugar, se exponen un conjunto de recomendaciones. Por último, los textos utilizados en la revisión d e la literat ura se incorporan en gran medida, y al menos los más relevantes, en las notas a pie de página.

Delimitación del problema

La política intentaba establecer las condiciones y requisitos del tratamiento de documentos digitales con destino al proyecto archivo de la palabra. Se basaba en una discusión de tipo narrativo y en la revisión de normas y buenas prácticas. Sin embargo, a efectos de economía de medios, ni se reproducía la argumentación ni se listaban los modelos consultados, más allá de una breve referencia donde resultaba procedente.

De acuerdo con la política, las adecuadas condiciones y requisitos técnicos de tratamiento de documentos digitales debieran suceder a, y venir informados por, un plan científico y un plan archivístico. Es decir, a diferencia de otros proyectos del Archivo en los que la tecnología es un factor estratégico prioritario, en este proyecto la tecnología debiera ser una herramienta facilitadora, de acuerdo con la secuencia: 1) el plan científico produce documentos; 2) el plan archivístico establece cuáles son las necesidades de tratamiento de esos documentos; y 3) el plan técnico proporciona las herramientas adecuadas para dar satisfacción a esas necesidades. Es decir, el énfasis debiera ponerse sobre los documentos (o, como se verá más adelante, sobre sus representaciones), no sobre los componentes y/o los objetos digitales; a pesar de lo cual, si estos componentes/objetos no recibieran un tratamiento riguroso, nunca existirían los documentos a los que debieran dar vida, o no existirían de forma adecuada 3.

Según la política, se había detectado que, si bien se habían cuidado los detalles del plan científico, no se había hecho ninguna previsión de tipo archivístico y, en consecuencia, tampoco de tipo técnico. El tratamiento técnico de documentos digitales se resentía de ello, en la medida en que no se sabía qué se debía conservar ni con qué fin. Por este motivo, se recomendaban criterios generales, en la esperanza de que resultaran de utilidad. Además de los criterios generales técnicos, y creyendo que en cualquier caso debiera definirse un plan archivístico, se sugerían algunas preguntas cuyas respuestas pudieran resultar esclarecedoras. La mayor parte de estas preguntas se reproducen en la sección sobre discusión.

La política reconocía que, si bien el plan archivístico debiera preceder al plan técnico, motivos de urgencia impulsaban a establecer unas directrices técnicas generales que permitieran asegurar que los documentos se conservarían con ciertas garantías.

En lo referente al plan archivístico, las cuestiones a responder con mayor urgencia eran: ¿Con qué finalidad se están creando los documentos del archivo de la palabra? ¿Cómo se van a poner en uso estos documentos? ¿Qué implicaciones legales tienen? ¿Cómo se van a conservar estos documentos? ¿Cómo se van a describir estos documentos? ¿Cuál es la entidad y/o nivel de agregación que se va a describir? ¿Qué metadatos les son de aplicación?.

Las respuestas a estas cuestiones debieran informar las respuestas a las cuestiones del plan técnico, que eran, en lo fundamental: ¿Sobre qué soportes se van a conservar los documentos? ¿Qué formatos de fichero son relevantes a efectos de conservación y uso? ¿Cuál es la estructura de directorios de almacenamiento de los ficheros? ¿Cuáles son los mecanismos de denominación de los ficheros? ¿Cuál debe ser la política de copia de seguridad? ¿Cuál debe ser la política de asignación de metadatos? ¿Sobre qué entidades y/o niveles de agregación han de asignarse metadatos?.

2 Discusión

Algunos interrogantes teóricos a los que la política debiera intentar dar respuesta eran: ¿qué es un documento? ¿Qué es un documento digital? ¿Qué es un documento de archivo? ¿Qué significa que un documento tenga valor archivístico? ¿Son todos los documentos digitales documentos de archivo? ¿Han de tener todos los documentos digitales el mismo tratamiento? ¿Es posible tratar todos los documentos digitales? ¿Cuáles son los criterios archivísticos de tratamiento de los documentos digitales? ¿Coinciden estos criterios con los criterios tecnológicos? ¿Cuáles de ellos, si diferentes, debieran tener prioridad? ¿Cuáles son las restricciones que el entorno tecnológico de la organización impone a las necesidades archivísticas del Archivo?.

Un documento es información registrada 4 (añadimos nosotros que obviamente sobre un soporte), de tal manera que un documento digital es información (nacida digital o digitalizada) registrada sobre un soporte digital, externo (CD-ROM, DVD) o interno (disco duro) a un equipo informático (por ejemplo, un ordenador personal o un servidor). Por otra parte, un documento de archivo es, convencionalmente, aquel que ha sido generado (producido o recibido) por una organización o persona en el curso usual de sus actividades 5.

Implícitamente, de esta definición se sigue que son documentos de archivo aquellos que documentan las diferentes transacciones de un proceso reglado, entendiendo por transacción la unidad mínima con valor de un procedimiento 6, y por proceso la definición explícita de un algoritmo de trabajo, mediante técnicas de flujos de tareas, modelado, u otra7. Por tanto, no todos los documentos son en principio documentos de archivo. También convencionalmente, un documento de archivo tiene dos valores, llamados tradicionalmente primario y secundario 8, y que, de manera implícita, se suceden y no son coincidentes. De acuerdo con este punto de vista, una base de datos de, digamos, algún tipo de impuesto, no es un documento de archivo, aunque concurre a la creación de documentos. De igual modo, puede cuestionarse el hecho de que los documentos de imagen estática, y de audio y video generados por el proyecto archivo de la palabra sean documentos de archivo, puesto que, a pesar de que son la consecuencia de un proceso reglado -un expediente mediante el que se consigna un presupuesto y un personal al proyecto, se contrata el suministro de equipamiento, se lleva a cabo un proceso de selección de becarios, etc., ellos mismos no documentan ninguna transacción reglada. De ello se sigue que, de acuerdo con el punto de vista mencionado, ni la base de datos de un impuesto ni los documentos digitales generados por el proyecto archivo de la palabra merecerían, en condiciones de laboratorio y siguiendo de manera estricta las consecuencias implícitas en la teoría archivística tradicional, un tratamiento archivístico. Por supuesto, pueden recibir el tratamiento de lo que en archivística se ha venido llamando convencionalmente una "colección"; de hecho, ésta fue y sigue siendo la denominación que se le dio. Sin embargo, esta consideraci& oacute;n empobrece notablemente los documentos, en la medida, sobre todo, en que su contextualización es más limitada: excluídos el contexto jurídico-administrativo de los documentos, que en este caso es relativamente cómodo; y el contexto tecnológico, que recibe un tratamiento independiente; si se adopta el punto de vista de que el proyecto archivo de la palabra genera una colección en sentido convencional, no es posible proporcionar para las documentos unos contextos de procedencia, procedimental ni documental lo suficientemente ricos. Aunque a efectos prácticos resulte adecuado aplicar a los documentos generados por el proyecto archivo de la palabra la denominación de colección, esta visión es obviamente limitativa y, desde un punto de vista conceptual, empobrecedora. Con el fin de poder argumentar a favor de ciertos refinamientos al tratamiento de los documentos generados por el proyecto, se utilizaron ejemplos procedentes de otros ámbitos cercanos pero no coincidentes: por ejemplo, la norma ISO 15489 considera que las bases de datos, las imágenes, las hojas de cálculo o los diagramas elaborados mediante CAD son documentos de archivo 9; y el departamento Digitale Duurzaamheid (Longevidad digital) 10 de los Archivos Nacionales de Holanda centra gran parte de su atención en la conservación de documentos del tipo de bases de datos, hojas de cálculo y correos electrónicos. Sobre todo, se utilizó la noción, esbozada por Ian Maclean 11 e implícita en la primitiva archivística holandesa y británica, de que todo archivo es en último extremo, y en la medida en que es resultado de un conjunto de decisiones conscientes, una colección. Por tanto, si a las "colecciones", en este segundo sentido, del Archivo, se les proporciona un tratamiento archivístico detallado, también debiera hacerse con la "colección", en sentido convencional, resultante del proyecto archivo de la palabra. La referencia a Maclean no es, por otra parte, casual: el uso a efectos conceptuales del modelo del continuo de documentos que articula diversos niveles de evidencialidad (desd e la traza hasta la memoria colectiva) y múltiples interacciones entre las cuatro dimensiones estructurales del modelo (a saber, crear, capturar, organizar y pluralizar), permite la intervención del archivero para documentar aquellos aspectos de la realidad que no han quedado suficientemente documentados12. Por lo demás, y desde la misma perspectiva, la aproximación fundamental de McKemmish a los documentos personales, y la discusión derivada13, proporcionaron relevantes iluminaciones a la discusión.

Aunque en nuestra tradición resulta obvio que un archivo debe tratar (aunque quizá no de manera exclusiva) documentos de archivo, diríase que un cierto refinamiento sobre conceptos como "proceso reglado", "transacción" o "valor archivístico" sería provechoso, a efectos de gestión de estos documentos digitales que, desde el punto de vista convencional, no tendrían por qué ser gestionados por un archivo. Por lo demás, contra lo que se suele creer, el concepto de archivo es lo suficientemente evanescente como para permitir, bajo ciertas condiciones conceptuales que se alejan de nuestra tradición, considerar el archivo como un constructo derivado de relaciones de poder, culturales y sociales, y, por tanto, capaz de alojar documentos que en nuestra tradición no son documentos de archivo 14.

En lo que se refiere a los conceptos de "transacción" y "proceso reglado", la tendencia expresada de manera implícita en documentación como la norma australiana AS 5090, actualmente en fase de borrador para ser incorporada como norma ISO 15; los Manuales DIRKS, tanto de los National Archives of Australia 16 como de los de New South Wales 17; o Victorian Electronic Records Strategy 18; y en proyectos como InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems)- es, no tanto delimitar qué procesos deben reglarse, sino más bien el método para reglar esos procesos. Es decir y la siguiente afirmación es nuestra, de acuerdo con buenas prácticas reconocidas, un archivo no debiera limitar el concepto de "proceso reglado" a aquellos procesos reglados por ley u otra normativa, sino además reglar aquellos procesos que tuvieran sentido para el archivo, incluyendo en ellos como transacciones aquellas que gener aran documentos que, de igual modo, tuvieran sentido para el archivo. Obviamente, algunos procesos vendrán clara y estrictamente reglados por el contexto jurídico-administrativo de la organización y/o del archivo -por ejemplo, el proceso "conceder una licencia de obras", el proceso "seleccionar personal", o el proceso "valorar documentos"-; mientras que otros tendrán un margen más amplio de interpretación -por ejemplo, el proceso "gestionar el archivo de la palabra", una de cuyas transacciones puede ser, de acuerdo con los intereses del archivo, "mantener una entrevista con un informante", o "registrar en video o en audio una entrevista con un informante", de tal modo que el documento (fichero de video o de audio) sí pueda ser objeto de tratamiento archivístico. Por lo demás, podría argumentarse con ciertas garantías de éxito que este tipo de interpretación viene apoyado por ciertas disposic iones legislativas, como el artículo 49 de la Ley de Patrimonio Histórico Español 19. Igualmente, bien podría venir apoyado, por ejemplo, por el creciente y explícito interés de la Unesco por el llamado patrimonio intangible 20. Sin embargo, aunque esto último garantizaría en cierto modo el tratamiento adecuado del patrimonio intangible, no garantizaría el que este tratamiento tuviera que ser proporcionado por un archivo. Una vez más, es en tradiciones alejadas de la occidental tradiciones en las que la conservación de la memoria oral es esencial, por ejemplo, para las minorías, cuya memoria se ha tratado de borrar en el pasado o se trata de borrar en el presente (y son casos destacados Sudáfrica, los países de la antigua Yugoslavia, determinadas áreas de Oceanía, o determinados momentos de la historia de Canadá) donde encontraríamos la mejor justificación conceptual al hecho de que sea un archivo, en tanto conservador de todos los niveles de evidencialidad desde la traza hasta la memoria colectiva, la institución que cree, gestione y albergue este tipo de documentos 21.

Además, aún es preciso un refinamiento adicional. Si un documento de archivo ha de tener primero un valor primario, para después pasar a tener valor secundario o permanente, ¿cómo debiera definirse el valor primario del fichero digital en video, audio o imagen estática resultante de una entrevista del proyecto archivo de la palabra? Intuitivamente, diríase muy difícil definir para este tipo de documento un valor jurídico administrativo inmediato. Más bien, de manera inmediata, este tipo de documento tiene por naturaleza lo que se entiende como valor secundario, o cultural o permanente. Por ello, en lugar de atender al modelo de valor permanente o de los dos valores de los documentos, la presente discusión viene informada por el concepto de "valor continuado" 22, habitual, como es bien sabido, en los entornos de Australia y Nueva Zelanda, y con creciente implantación en áreas limitadas como Holanda , el Reino Unido y algunos archivos canadienses y norteamericanos que no pertenecen a la administración federal. No es casualidad, por otra parte, que la última guía del International Council on Archives (ICA) acerca de la gestión de documentos electrónicos haya reemplazado la expresión "ciclo de vida" por la expresión "ciclo de vida/continuo de documentos" 23. De acuerdo con el concepto de valor continuado, un documento no tiene en primer lugar valor primario o jurídico-administrativo para, tras sufrir un proceso de valoración, adquirir valor secundario o cultural. Más bien, un documento tiene valor continuo desde el momento de su nacimiento, dependiendo del punto de vista que se le aplique, como ha explicado, por ejemplo, David Bearman 24. Es decir, a un documento se le puede aplicar desde su nacimiento un punto de vista cultural, como es el caso de los documentos digitales resultantes del proyecto archivo de la palabra, adquiriendo por tanto ese valor, con independencia de que en algún momento sea objeto de un punto de vista legal o administrativo. Por ejemplo, en el futuro puede ser que se suba a Internet uno de estos ficheros, cuyo informante ha dado autorización para que se registre su imagen pero no para que se suba a Internet. En este caso, el informante iniciaría un pleito contra el Archivo, y el fichero adquiriría un valor legal, al servir como prueba durante el juicio.

Otro interrogante a responder es "¿han de tener todos los documentos digitales el mismo tratamiento archivístico?". En principio, cabe plantear esta pregunta desde dos puntos de vista diferentes: el contexto administrativo y el contexto procedimental en el que se generan estos documentos digitales, o, en otros términos, el grado de rigidez del proceso reglado en el curso del cual se generan; y el formato (o tipo MIME, si se quiere) de los documentos digitales.

Desde el punto de vista del contexto administrativo y del contexto procedimental, parece evidente que los documentos que responden a procesos altamente reglados conceder una licencia de obras, seleccionar personal, valorar documentos deben estar sujetos a criterios estrictos de valoración, y considerar como no válidos (corruptos o alterados, consciente o inconscientemente) aquellos que no cumplan con los requisitos establecidos por ley u otra normativa. Es decir, y a modo de ejemplo, por principio, el archivo debiera rechazar documentos procedentes de las unidades productoras que no ofrecieran suficientes garantías de autenticidad un expediente de concesión de licencia al que le falta un informe preceptivo, o cuyas fechas de entrada en el sistema o de registro han sido modificadas, o alguna de cuyas transacciones aparezca duplicada por un error del personal de primera línea. De igual modo, dependiendo del contexto tecnológico de la organiz ación, en este caso el Ayuntamiento, debiera rechazarse es el ejemplo que se suele utilizar un documento redactado en Word que no venga acompañado de su biblioteca de vínculos dinámicos 25, o, por ejemplo, un documento en Word que no haya sido convertido a PDF (Portable Document Format).

En lo que se refiere a los documentos procedentes del proyecto archivo de la palabra, la regulación de sus procesos no viene dada por ley ni por disposiciones administrativas, sino por el interés del Archivo en crear, tratar y conservar estos documentos. Por supuesto, ello no significa que no estén sujetos a ninguna ley: están afectados como mínimo por la legislación sobre privacidad, protección de datos, y propiedad intelectual 26. Sin embargo, desde un punto de vista técnico, la principal referencia reguladora respecto a estos documentos es la propia política del Archivo. Debe destacarse este punto porque, si bien el Archivo había elaborado un detallado plan científico, no había elaborado, como se adelantó, ningún plan de tipo archivístico o técnico.

Desde el punto de vista de los formatos de los materiales digitales, tampoco parece que el tratamiento pueda ser estrictamente homogéneo, aunque sí debiera ser posible definir metodologías comunes. Por ejemplo, desde un punto de vista legal, un documento redactado en Word es altamente modificable, no sólo en cuanto a su contenido, sino también en lo referente a metadatos tan relevantes como la fecha en que se guardó o el usuario que lo creó. Sin embargo, un documento redactado en Word que se convierte inmediatamente a PDF ofrece más garantías respecto a su no modificabilidad. Esto no significa, por cierto, que ofrezca todo tipo de garantías, puesto que dependiendo del modo en que se encripte un PDF puede ser más o menos modificable. Hablemos mejor en términos relativos y digamos que un fichero PDF es menos modificable por parte de un usuario genérico que un documento de Word. Como se ha dicho, un documento redactado en Word depende además de sus bibliotecas de vínculos dinámicos, mientras que un PDF, en cierto sentido, "es lo que es". De igual modo, si se almacena una imagen estática simplemente en JPG ( Joint Photographic Experts Group) se podrá subir a Internet con facilidad, pero su tratamiento posterior será complicado, y su mejora altamente improbable. Por otra parte, el mercado tecnológico no ofrece la misma variedad de formatos para todas las clases de ficheros. Así, los ficheros de imagen estática pueden ser almacenados en muy diferentes formatos propietarios y no propietarios, mientras que el mercado ofrece posibilidades más limitadas para los ficheros de audio y de video. Igualmente, dependiendo del software utilizado pueden generarse por defecto ficheros de trabajo en bruto de dudosa utilidad una vez finalizada la edición; o por defecto ficheros normalizados. En relación con este punto, y a fin de definir un posterior plan de trabajo a efectos de conservación y reutilización, habría que preguntarse qué es un original y qué una copia en el entorno digital 27. De manera general, en el entorno digital no existe nada similar a, digamos, la imagen estática que aparece en una pantalla de ordenador. Dentro de este ordenador sólo existen secuencias de bits, o una cadena de ceros y unos. El usuario ve en pantalla una representación interpretable por humanos de esas secuencias de bits. Al abrir un software de reproducción y llamar al nombre de un fichero, el usuario provoca que el ordenador reconstruya la representación que el usuario espera, a partir de esas secuencias de bits. A un nivel "más humano", un fichero digital, digamos una imagen, no es nunca ese solo fichero digital. Para poder ser reproducido necesita otro conjunto de ficheros, por ejemplo, las mencionadas bibliotecas de vínculos dinámicos o dll's, que son pequeños programas que permiten que el software de mayor calado funcione. Por tanto, un documento digital no es nunca simplemente un fichero digital, sino, a nivel abstracto, una secuencia de bits; y, a un nivel más legible, un conjunto de componentes digitales. El ordenador reconstruye estas secuencias y/o componentes para ofrecer como resultado la representación que el usuario espera ver. En estas circunstancias, los conceptos de original y copia pierden gran parte de su relevancia, en la medida en que un documento digital es siempre una copia. Como consecuencia, el concepto de "máster" también tiene que redefinirse. En un entorno analógico, el máster, digamos, de una grabación de sonido, es la primera grabación física utilizable de ese sonido, y debe conservarse como tal. En un entorno digital, el "máster" no es el formato bruto por defecto, sino la primera copia que la persona o personas responsables de la política de digitalización hayan definido como reuniendo las condiciones para ser el máster (porque responde a un formato abierto y normalizado, porque tiene mayor calidad a efectos de usabilidad, reutilización y conversión, porque ofrece mayores garantías de durabilidad, etc.). Es decir, en el caso de una imagen que se descarga por defecto en formato, digamos, RAW, y que posteriormente se trata y se almacena como TIFF ( tagged image file format) y como JPG, no es necesario conservar el fichero RAW como máster. Puede que los responsables de la política de digitalización decidan que el máster es el fichero editado TIFF, por los motivos que la política explique.

Algunas otras consideraciones acerca de los formatos de tratamiento, conservación y uso incluyen el contenido original que reproducen los ficheros, la finalidad de los mismos, o consideraciones de tamaño. Por ejemplo, si el fichero reproduce un expediente en múltiples páginas, la unidad mínima informativa es el expediente; mientras que si reproduce un artefacto rural (un trillo, una rueda de molino), la unidad mínima informativa es el trillo. Por tanto, en el primer caso debiera seleccionarse un formato de imagen que permitiera reproducir la unidad mínima informativa, es decir, las diversas páginas del documento, en una sola representación o fichero; mientras que en el segundo caso debiera seleccionarse un formato de imagen que permitiera la reproducción de la unidad mínima informativa un solo trillo en tantas representaciones o ficheros como resultaran necesarios. Es decir, quizá en el primer caso debieran unirse todas las imágenes en, digamos, un solo PDF; mientras que en el segundo quizá debieran conservarse de manera separada tantas imágenes JPG como fotografías se hayan tomado. Esto, no obstante, debe matizarse atendiendo a la finalidad de los documentos digitales. Por ejemplo, si la finalidad de digitalizar un documento en múltiples páginas es la conservación, puede que no sea necesario unir todas estas páginas en un fichero PDF. Sin embargo, si la finalidad es incorporarlo a una web o un OPAC para que el usuario final lo visualice de manera cómoda, debiera facilitársele la posibilidad de leer todo el expediente sin tener que cerrar y abrir los ficheros correspondientes a las diferentes páginas. Si la finalidad de una imagen es la conservación, quizá deba almacenarse como TIFF; pero si no se pretende que perdure, sino simplemente subirla puntualmente a una web, quizá deba utilizarse formato JPG. Aún debe matizarse esto desde otro punto de vista. Puede que el Archivo tenga la voluntad de ofrecer al usuario final un documento originariamente en varias páginas de la manera más cómoda posible. Esto puede hacerse si el documento tiene, digamos, treinta páginas y el Archivo dispone de un software de alta compresión, simplemente porque el tamaño del fichero resultante será razonable. Pero si el documento, por ejemplo un libro de actas, tiene quinientas páginas, o si el archivo no dispone de un software de alta compresión, la posibilidad de unir todas las páginas en un solo fichero se vuelve más remota, por motivos de manejabilidad del fichero resultante 28.

Estas consideraciones conducen directamente al siguiente interrogante: ¿Es posible conservar todos los documentos digitales? Indudablemente, a cualquier archivero le gustaría conservarlo todo. Sin embargo, lo habitual es que esto no sea posible por motivos de espacio, costes, recursos humanos, etc. Desde luego, el Archivo está obligado a gestionar todo aquello que le viene requerido por algún tipo de ley u otra normativa. Esto ya establece una importante restricción sobre los recursos, en la medida en que ante todo existe la obligación de dedicar una parte significativa de estos al tratamiento de todo aquello que procede de las unidades productoras, con independencia de que se conserve todo lo que procede las unidades productoras (es decir, se entiende por una parte del tratamiento la valoración, que permite decidir qué se conservará y qué no; por supuesto, la valoración es un proceso que consume recursos). Los documentos digitales producidos por el proyecto archivo de la palabra no responden, como hemos visto, a este tipo de documento; más bien, reciben tratamiento porque el Archivo ha decidido generar un proceso a estos efectos. No obstante, en la medida en que se ha tomado esta decisión, una parte de los recursos del Archivo irán a parar al tratamiento de tales documentos. El tratamiento de documentos digitales tiene consecuencias explícita o implícitamente económicas: coste de los discos duros de los servidores, coste de los soportes externos sobre los que se realizan copias de seguridad, coste del tiempo del personal, etc. Esto significa, por ejemplo, que no será posible conservar todos los formatos de almacenamiento, sino sólo aquellos que vayan a tener una funcionalidad en el futuro; o que no será posible conservar todos los formatos en todos los soportes: algunos, por ejemplo los destinados a una web, se almacenarán en el servidor de la misma; mientras que otros, por ejemplo los destinados a conservación, se almacenarán en DVD. De igual modo, el personal no podrá dedicar todo su tiempo a la asignación de metadatos a todos los ficheros, o habrá que buscar alternativas más económicas o automatizadas al proceso de asignación de metadatos. En cualquier caso, no puede decidirse una política de tratamiento de documentos digitales exclusivamente en función de los recursos económicos, sino ponderando los documentos existentes, los recursos existentes y, de manera prioritaria, los requisitos archivísticos de tratamiento de documentos digitales. Es decir, si existe un requisito archivístico de imprescindible satisfacción, y este requisito implica un coste excesivo para el Archivo, no debe renunciarse a la satisfacción de tal requisito, sino más bien buscar alternativas para dar cumplimiento a éste.

Así, pues, el siguiente interrogante debiera ser: "¿cuáles son los requisitos archivísticos para el tratamiento de documentos digitales?". Aunque establecidos desde el punto de vista de la conservación, y de aplicación en principio a documentos generados por las unidades productoras, los principios establecidos por el proyecto InterPARES 1 pueden servir de referencia acerca de los requisitos archivísticos imprescindibles que debe satisfacer el tratamiento de los documentos digitales del proyecto archivo de la palabra 29. Piénsese, por lo demás, que en su segunda fase 30, InterPARES está profundizando en la conservación de documentos procedentes, no sólo del gobierno, sino también de los ámbitos de la cultura y de la ciencia; de igual modo, está profundizando en aquellos aspectos como los metadatos y la descripción archivística- que quedaron algo huérfanos en la primera fase. Los principios que, según InterPARES 1, debieran guiar cualquier estrategia, política o norma de conservación de documentos digitales son:

 

Principio	Cómo se satisface en el proyecto archivo de la palabra
1. Aborda específicamente documentos, más que en general objetos digitales; esto es, debiera abordar documentos realizados o recibidos y conservados en el curso de una actividad práctica.	El proyecto trata los documentos, es decir, las representaciones. El tratamiento riguroso de los objetos debe responder a las necesidades de representación de los documentos, no ser un fin en sí mismos. Los documentos se generan, como se ha discutido, en el curso de la actividad práctica (proceso reglado por el archivo) "archivo de la palabra". Los documentos generados por el proyecto no tienen una forma documental fija (es decir, una diplomática definida), ni un contenido estable (es decir, un contenido altamente estructurado en función de procesos también altamente reglados); pero sí debe definirse su vínculo archivístico con otros documentos (es decir, el fondo o, en este caso, la colección- al/a la que pertenecen y, dentro de él/ella, la serie o cualquier otro nivel de agregación que se decida), y un contexto identificable (que en este caso debiera venir dado en alto grado por los metadatos descriptivos). Por lo demás, existe la creencia de que, a medida que se vaya disponiendo de mayor cantidad de documentos, sí será posible definir para ellos una diplomática y las condiciones de contenido estable.
2. Se enfoca sobre documentos electrónicos auténticos.	Los documentos generados por el proyecto no tienen, en principio, que demostrar su autenticidad, puesto que, como se ha dicho, no se adopta frente a ellos un punto de vista jurídico-administrativo. Sin embargo, los requisitos de cota deben contribuir, parcialmente, a identificar los metadatos que proporcionan identidad a los documentos; mientras que los requisitos de base deben contribuir, parcialmente, a identificar las condiciones (en este caso técnicas) para poder realizar copias (reproducciones) de los documentos. Por lo demás, en la medida en que los documentos deben comunicar un mensaje (en este caso de carácter cultural), y que este mensaje no debe alterarse por motivos intelectuales ni técnicos, también rige este criterio a la hora de definir la política de tratamiento del proyecto.
3. Reconoce y toma precauciones acerca del hecho de que la autenticidad corre un riesgo mayor cuando los documentos se transmiten en el espacio (esto es, cuando son enviados entre personas, sistemas o aplicaciones) o en el tiempo (esto es, cuando se almacenan fuera de línea, o cuando el hardware o el software utilizados para procesarlos, comunicarlos o mantenerlos se actualiza o se reemplaza).	No sólo la autenticidad: todos los aspectos y/o valores de un documento digital corren peligro cuando se transmiten en el tiempo y el espacio. Por tanto, debe atenderse a las condiciones técnicas para minimizar este riesgo, incluídos el almacenamiento redundante, la copia de seguridad, la previsión de potenciales cambios de sistema, etc. En este caso, deben intervenir profundas consideraciones de tipo técnico.
4. Reconoce que la conservación de documentos electrónicos auténticos es un proceso continuo que comienza con el proceso de creación de documentos, y cuyo propósito es transmitir documentos auténticos en el tiempo y en el espacio.	Aunque orientado a los documentos producidos por unidades productoras, este principio también es de aplicación a los documentos producidos por el proyecto archivo de la palabra, excluyendo quizá el matiz legal del término "auténtico" que, como se vio, es importante pero no imprescindible, puesto que frente a los documentos no se adopta una perspectiva legal inmediata.
5. Se basa en el concepto de fiabilidad en la conservación de documentos, y específicamente en los conceptos de sistema de conservación de documentos fiable y del rol del conservador como custodio fiable.	Este es un requisito con un marcado carácter jurídico administrativo. Sin embargo, incluso si se adopta un punto de vista cultural, el archivero sigue siendo un custodio fiable de documentos y, en este sentido lato, el archivero debe garantizar que utiliza los procedimientos de conservación adecuados.
6. Es predicado sobre la base de que no es posible conservar un documento electrónico como un objeto físico almacenado; sólo es posible conservar la capacidad para reproducir el documento.	Este principio se ha discutido con anterioridad y su corolario se establece en el comentario al principio 1: el proyecto debe enfocarse sobre la conservación de documentos digitales (es decir, sobre la obtención de "buenas" representaciones), no sobre objetos digitales. No obstante, no será posible obtener buenas representaciones de los documentos sin una adecuada y estricta política de tratamiento de los objetos, datos, componentes y secuencias. Más aún, no será posible conservar estas representaciones a largo plazo.
7. Reconoce que los componentes físicos e intelectuales de un documento electrónico no coinciden necesariamente, y que el concepto de componente digital es distinto del concepto de elemento de la forma documental.	Como se ha dicho, los documentos digitales procedentes del proyecto archivo de la palabra no tienen una forma documental fija, o no se ha definido esta forma documental. Por tanto, aun reconociendo que debiera definirse la forma documental de los documentos, este principio no es de estricta aplicación. Más bien, subyace al criterio de que deben conservarse los componentes digitales de tal manera que sea posible reconstruir a partir de ellos documentos, y que estos documentos se representen tal y como fueron creados por primera vez (es decir, tal y como quedó definido en la primera copia eficaz).
8. Especifica los requisitos que una copia de un documento debiera satisfacer para ser considerada equivalente al original.	Este es un principio con alto valor jurídico, es decir, sin aplicación estricta en el marco del proyecto archivo de la palabra. Los conceptos de original y de copia ya se han discutido más arriba. En el contexto del proyecto, la cuestión no sería tanto saber qué condiciones debiera satisfacer una copia para ser considerada equivalente del original, sino más bien, especificar las condiciones para definir cuál es la primera copia eficaz.
9. Integra la evaluación de documentos en el proceso continuo de conservación.	El concepto de valor continuado ya ha sido discutido. En el marco del proyecto, los documentos han sido evaluados incluso antes de su creación y se ha decidido su valor continuado a efectos de conservación.
10. Integra la descripción archivística en el proceso continuo de conservación.	Véase el punto 9.
11. Establece explícitamente que todo el proceso de conservación debe quedar fuertemente documentado, como medio primario para proteger y ponderar la autenticidad a largo plazo.	Este principio es esencial a la conservación de documentos de archivo, desde un punto de vista jurídico o desde cualquier otro. El proyecto archivo de la palabra ha documentado su plan científico detalladamente. Aunque en un principio no se documentó el plan archivístico ni el técnico, éstos se han ido definiendo a medida que surgían problemas, y estas definiciones se conservan. Por supuesto, la documentación acerca del proyecto se conserva, junto con los documentos, en copias de seguridad, y unida a tales documentos de manera íntima, aunque no inextricable.
12. Reconoce explícitamente que el principio tradicional de que todos los documentos en los que se confía en el curso usual y ordinario de actividades pueden considerarse auténticos tiene que ser complementado en el caso de los documentos electrónicos por la evidencia de que los documentos no han sido alterados de manera inadecuada.	Este es un principio de naturaleza estrictamente jurídico administrativa que no se aplica de manera inmediata a los documentos generados por el proyecto.
13. Reconoce que el conservador está implicado en la ponderación y el mantenimiento de la autenticidad de los documentos electrónicos. La ponderación de la autenticidad de los documentos electrónicos tiene lugar antes de que los documentos se transfieran a la custodia del conservador, y como parte del proceso de evaluación; mientras que el mantenimiento de la autenticidad de las copias de los documentos electrónicos tiene lugar una vez que han sido transferidos a la custodia del conservador, como parte del proceso de conservación a largo plazo.	La ponderación de la autenticidad de los documentos responde a criterios jurídico-administrativos que no son de aplicación. La creación de copias auténticas sí es relevante al proyecto. Como se ha discutido, el problema radica en la definición de las condiciones que debe satisfacer la primera copia eficaz, así como en la definición de las condiciones de conservación de los componentes digitales, de tal manera que a partir de ellos se pueda obtener una representación en todo semejante a la primera copia eficaz.
14. Traza una clara distinción entre la conservación de la autenticidad de los documentos y la autenticación de un documento.	Este es un principio de claras connotaciones jurídico administrativas.

Una última cuestión a abordar es la de las relaciones entre requisitos archivísticos y tecnología. En el actual estado del arte, los archivos han tendido a dejar en manos de la tecnología las cuestiones de tipo técnico. Sin embargo, no existen garantías de que las necesidades archivísticas y las tecnológicas sean coincidentes; de hecho, parte de los problemas a los que se enfrentan hoy en día los archivos derivan de la mala automatización de sus procedimientos 31. En este sentido, la anteriormente citada guía del ICA, en su versión del 2005, acentúa la necesidad de que el archivero intervenga en el diseño de sistemas con el fin de asegurar que se satisfacen los requisitos archivísticos de conservación de documentos electrónicos 32. En la práctica, esto debiera significar lo que ya se adelantó: no priman los requisitos tecnológicos sobre los archivísticos, sino que, más bien, éstos últimos deben informar la definición de aquéllos. O, en términos llanos, el procedimiento adecuado no es: la tec nología dice al archivo "dispongo de estas herramientas; haz con ellas lo que puedas"; sino más bien: el archivo dice a la tecnología "estas son mis necesidades; dime cuáles son las mejores herramientas de que dispones para satisfacerlas". Por otra parte, como ha hecho notar Kim H. Veltman, en el mundo de la tecnología se vislumbra de manera cada vez más clara el desencuentro entre retórica y realidad. Citando literalmente: Una de las paradojas de estos desarrollos es el enorme abismo entre la retórica y la realidad. Por una parte, la retórica del personal de venta de ordenadores y TIC nos haría creer que las últimas máquinas tienen más velocidad y memoria de lo que nosotros podríamos siquiera haber imaginado necesario. Por la otra, existe la simple realidad de que las máquinas más rápidas del mundo no son ni remotamente capaces de satisfacer los retos informáticos de la ciencia ni de la cultura 33.

Esto no significa que el archivero deba adoptar una postura de enfrentamiento con la tecnología. Obviamente, en nuestro actual entorno no es viable ni deseable. Significa simplemente que debe definir con mayor claridad los roles y la secuencia de necesidades. Sin embargo, el archivero encontrará una restricción a este punto de vista: el entorno tecnológico en que se desenvuelve la organización a la que pertenece. Si, digamos, el archivero es partidario del software libre, pero los responsables informáticos de la organización han apostado por productos Windows/Microsoft, el archivero no podrá utilizar, por ejemplo, Linux u OpenOffice. No obstante, quedará, de acuerdo con cada caso, un cierto margen de maniobra que debe explotarse en el sentido indicado.

3 Requisitos de tipo técnico

La discusión precedente dio lugar a dos tipos de resultados. Por una parte, se concluyó que era necesario un plan de tipo archivístico y otro de tipo técnico, y, puesto que no se trataba de reinventar la rueda, sino de ofrecer soluciones de tipo práctico, se revisó de nuevo la literatura con el objeto de decidir un modelo de buenas prácticas respecto al segundo de ellos, más urgente que el primero. Se decidió que este modelo fuera The NINCH Guide to Good Practice in the Digital Representation and Management of Cultural Heritage Materials 34, completado en aquellos aspectos que el Archivo necesitaba, pero en los que resultaba algo insuficiente o falto de actualización, por apartados específicos de otros modelos. El modelo del HATII (Humanities Advanced Technology and Information Institute) y de la NINCH (National Initiative for a Networked Cultural Heritage) cubre todos los aspectos esenciales coincidentes en alto grado con la naturaleza del proyecto: p lanificación, selección de materiales, gestión de derechos, digitalización y codificación de texto, captura y gestión de imágenes y de audio y video, control de calidad, distribución, valoración, gestión de valores digitales, conservación, equipamiento, metadatos.

Sin embargo, el uso de este modelo de referencia implicaba un considerable consumo de tiempo, en un momento en el que el proyecto ya se había iniciado y precisaba de respuestas rápidas a problemas cotidianos. Así, pues, por otra parte, se decidió redactar un documento de urgencia, simultáneo al desarrollo del plan que es el primer paso de la Guía NINCH, con la intención de ir completándolo a medida que la metodología fuera mejorando mediante la aplicación de la Guía. En este documento se recomendaban ciertos requisitos de tipo técnico a seguir con respecto a cuestiones como copias de seguridad y soportes de almacenamiento, formatos de trabajo y conservación, y descripción y asignación de metadatos. En este documento se intentó llegar a un término medio razonable, valorando las necesidades archivísticas, y contrastándolas con las posibilidades reales técnicas y archivísticas.

El documento inicial se dividía únicamente en dos secciones: 1) cuestiones que debiera plantearse un plan archivístico para el proyecto archivo de la palabra; y 2) requisitos técnicos. La primera sección se ha explicado en gran medida en la sección acerca de discusión de la presente exposición. La segunda sección se reproduce a efectos de ilustración, insertando donde procede comentarios acerca de las ventajas y/o problemas que han generado estos requisitos de urgencia. El uso de "debiera" indicaba que la recomendación era opcional. El uso de "debe" indicaba que la recomendación era imprescindible.

Los requisitos técnicos de conservación de los documentos digitales del proyecto archivo de la palabra fueron, en el primer documento, los siguientes:

a) En tanto no se defina un plan archivístico, debiera tenderse a conservar todo lo producido por el proyecto. Puesto que, por una parte, se encontraron con rapidez medidas de urgencia satisfactorias, y, por otra, los recursos económicos no permitían conservarlo todo, este requisito sólo se aplicó durante las primeras semanas.

b) Los responsables del proyecto debieran elaborar un plan de digitalización sobre la base de buenas prácticas existentes. Este requisito se satisfizo mediante la adopción de la Guía NINCH.

c) De igual modo que todo el personal relacionado con el proyecto ha recibido formación en los aspectos científicos del mismo, todo el personal relacionado con el proyecto debiera recibir formación en los aspectos archivísticos y técnicos del mismo.

d) Las denominaciones de todos los ficheros deben responder al mismo criterio: aaaammdd (significando la fecha de creación del fichero, no de volcado al sistema, que debe ser un metadato del fichero), con las extensiones _01, _02, etc., si las sesiones producen más de un fichero. Si este criterio no se considera procedente, entonces los mecanismos de denominación deben seguir las directrices del proyecto DAVID 35. Debe indicarse que este criterio sí se consideró procedente.

e) Las denominaciones de todos los directorios deben responder a los mismos criterios de brevedad y significado. Ejemplo: c:\palabra\video\mpeg\nombre_fichero.

f) Debe tenderse a evitar que la estructura de directorios tenga más de tres niveles de arquitectura. El ejemplo anterior es una muestra.

g) Los mecanismos de denominación de los directorios deben seguir las citadas directrices del proyecto DAVID.

h) Debe seguirse un riguroso procedimiento de copia de seguridad. En condiciones ideales, los ficheros que vayan a ser objeto de un uso inmediato deben conservarse en el disco duro y en la estructura de directorios del servidor. Además, tanto estos ficheros de uso inmediato como las restantes copias en otros formatos deben volcarse a soporte externo normalizado (CD-ROM, DVD) al menos una vez a la semana. Este criterio puede verse alterado por el tamaño de los ficheros. Ejemplo: puede que de una semana a otra se genere tanta documentación que ponga en peligro su almacenamiento en servidor. En este caso, un criterio debiera ser "una copia de seguridad en soporte externo, además de la copia de seguridad semanal, cada vez que la estructura de directorios ocupe 4 GB".

i) No debe darse lugar a que se altere el día de realización de las copias de seguridad en soporte externo. Ejemplo: si se decide que el día de realización de las copias de seguridad es el viernes, si se sabe que las copias de seguridad llevan un tiempo de dos horas, y si el personal encargado de su ejecución termina su jornada a las dos de la tarde, entonces todos los viernes debiera interrumpirse el trabajo a las doce del mediodía para ejecutar la copia de seguridad.

j) Las copias de seguridad en soporte externo deben verificarse en otro equipo, inmediatamente después de su ejecución.

k) Una vez verificada la copia en soporte externo, deben destruírse todos los ficheros que no vayan a ser objeto de un uso inmediato. Esta destrucción no debe afectar a la estructura de directorios. Ejemplo: si se van a destruir ficheros AVI (Audio Video Interleaved) , debe destruírse el contenido del directorio "avi", no el directorio mismo.

l) Idealmente, el contenido de las copias de seguridad en soporte externo debiera volcarse a un equipo independiente de los equipos del proyecto, a efectos de minimización de riesgos.

m) Los procedimientos de conservación/eliminación de formatos de fichero son fuertemente dependientes del plan archivístico, en la medida en que no es posible especificar nada al respecto si no se conocen las necesidades de conservación y uso del proyecto, así como la disponibilidad presupuestaria. Por tanto, se hacen recomendaciones a partir de lo observado hasta el momento generación y tratamiento de tres tipos de fichero: imagen estática, audio y video y del modelo de buenas prácticas NINCH, cuyo uso general se recomienda además, junto con otras herramientas complementarias, para elaborar los planes del proyecto. Esta recomendación, como se ha dicho, se adoptó finalmente y se encuentra en curso de ejecución.

n) En lo que se refiere a formatos de imagen estática, y asumiendo que tendrán al menos dos usos -representación en OPAC y/o web, y conservación definitiva- deben almacenarse dos formatos, una vez finalizado el proceso de edición del fichero original: JPG, para uso inmediato, y TIFF, para conservación a largo plazo.

o) Dependiendo de los contenidos digitales y/o digitalizados, debiera considerarse la posibilidad de unir un conjunto de imágenes que pertenecen a una sola unidad significativa en un solo fichero PDF, pero esto depende de la unidad significativa original, así como del tamaño del fichero resultante. De igual modo, depende de las expectativas del usuario. Ejemplo: un expediente digitalizado es una unidad significativa y, por tanto, todas las imágenes de sus páginas debieran unirse ordenadamente en un solo fichero PDF, siempre que el tamaño de este fichero resultante sea manejable. Sin embargo, un conjunto de fotografías de un trillo son cada una de ellas unidades de significado independientes; por tanto, no hay motivo para unirlas en un solo fichero, debiendo matizarse esto de acuerdo con las necesidades del usuario. En cualquier caso, el director científico del proyecto debe decidir a este respecto.

p) En lo que se refiere a formatos de audio digital, y asumiendo que tendrán al menos dos usos representación en OPAC y/o web, y conservación definitiva- debe almacenarse el formato MP3 (MPEG [ Moving Picture Experts Group] 1 Audio Layer-3) , una vez finalizado el proceso de edición del fichero original. El formato MP3 es abierto, ofrece una buena tasa de compresión sin pérdida , y su tamaño es adecuado para uso final. Sin embargo, si se prevé el uso de técnicas de streaming (técnica para transferir datos que pueden procesarse como una cadena continuada) de cara al usuario final en entornos web, entonces debe preverse también el almacenamiento en el servidor de al menos uno de estos dos formatos de fichero de audio: Real Audio (RA) o Windows Media (WAV). Puesto que estos formatos son propietarios, el formato MP3 debe almacenarse como formato de conservación, en la medida en que es una especificación abierta.

q) En lo que se refiere a formatos de video digital, y asumiendo que tendrán al menos dos usos representación en OPAC y/o web, y conservación definitiva- debe almacenarse el formato MPEG, una vez finalizado el proceso de edición del fichero original. El formato MPEG es abierto, ofrece una buena tasa de compresión sin pérdida , y su tamaño es adecuado para uso final. Sin embargo, si se prevé el uso de técnicas de streaming (técnica para transferir datos que pueden procesarse como una cadena continuada) de cara al usuario final en entornos web, entonces debe preverse el almacenamiento en el servidor de al menos uno de estos dos formatos de fichero de video: RealMedia (RMA) o Windows Media Video (WMA). Puesto que estos formatos son propietarios, el formato MPG debe almacenarse como formato de conservación, en la medida en que es una especificación abierta.

r) Los formatos brutos de descarga y edición por defecto -del estilo de RAW o MPEG sin procesar- no deben conservarse; deben eliminarse una vez finalizado el proceso de edición, siempre que el plan archivístico no defina los conceptos de copia y original en entornos digitales de otra manera. El plan no ha definido estos conceptos de otra manera. Sin embargo, un refinamiento adicional sería necesario. Si se eliminan los ficheros brutos, y el Archivo se ve implicado en un litigio por mal uso de la información cedida por los informantes, ¿aceptarían los tribunales como prueba un fichero editado, o habría de conservarse el fichero bruto, a modo de testimonio? Puesto que no se dispone de recursos para conservarlo todo, esta pregunta no ha sido respondida aún de manera definitiva. En principio, el personal asignado al proyecto está siguiendo el criterio de "respeto a la información original"; es decir, la edición de los ficheros brutos se enfoca únicamente sobre la eliminación de tomas falsas, unión de entrevistas interrumpidas, etc.; pero no altera en ningún aspecto esencial el contenido de la entrevista.

s) En lo que se refiere al equipamiento (hardware, software y soportes externos) éste ya ha sido adquirido. El hardware de captura y tratamiento de imágenes es altamente adecuado. Los equipos de trabajo adolecen de cierta falta de espacio para el tipo de documentos que gestionan y almacenan, de manera que debiera considerarse la posibilidad de permanecer abiertos al incremento de los discos duros y la memoria RAM.

t) El software se ha ido probando y mejorando a medida que surgían problemas. Como criterio general, debiera tenderse a utilizar software homogéneo y con alta implantación en el mercado, lo cual constituye una cierta garantía de durabilidad. Ejemplo: Adobe ha desarrollado productos para tratar todos los tipos de ficheros utilizados en el proyecto, uno de sus formatos PDF, se está convirtiendo en norma internacional 36, y la compañía tiene una gran influencia en los comités 130 y 171 de ISO. Además, algunos de los productos de Adobe permiten incrustar metadatos en los ficheros en el momento de su creación.

u) En cualquier caso, no deben permanecer instaladas aplicaciones que ya no vayan a utilizarse, y su desinstalación debe realizarse de manera reglada, no simplemente borrando directorios.

v) En lo que se refiere a soportes externos de almacenamiento (DVD y CD-ROM), debe preverse que, a efectos de copia de seguridad y de conservación a largo plazo, consumirán importantes recursos económicos del proyecto. Como criterio general, no deben escatimarse recursos para garantizar la conservación de los trabajos; pero, al mismo tiempo, esta necesidad no debe suponer un derroche de soportes. Por tanto, se debe llegar a una alternativa de término medio. La buena definición de los formatos de fichero a ser almacenados, a efectos de conservación y uso, debiera ser una solución a este problema. Como se ha visto más arriba, esta definición ya se llevó a cabo en el interior del plan de urgencia.

w) El plan archivístico debe prever las estrategias de refresco de soportes, migración, emulación, etc., que garanticen la conservación y uso de los documentos a largo plazo. Ejemplo: se dice que el soporte DVD durará cien años, pero, puesto que ningún DVD tiene aún cien años, no es posible saber esto a ciencia cierta. Por tanto, en la expresión anterior debe entenderse "el soporte DVD tiene el suficiente grado de apertura, normalización, etc., como para asegurar que dentro de cien años, y mediante los correspondientes procesos de refresco, migración, emulación, etc., los ficheros que actualmente contiene un DVD aún podrán ser almacenados y utilizados, incluso en otros soportes". Otro tanto debe entenderse cuando se dice que los formatos PDF o XML (eXtensible Markup Language) tienen una duración prevista de cien años. Esto no significa que dentro de cien años existirá el mismo fichero PDF o XML que se ha creado ahora, sino que éste reúne las condiciones suficientes para que, a través de los procesos citados, dentro de cien años su contenido aún se pueda utilizar, incluso en otro formato.

x) En lo que se refiere a metadatos, debe considerarse imprescindible que los ficheros vengan identificados por éstos. Como se ha dicho, dependiendo del software que se utilice, unos metadatos mínimos de identificación debieran venir incrustados en los ficheros: denominación, fecha, usuario de creación, palabras clave, identificación del registro asociado. Puesto que el software a utilizar para el tratamiento de los ficheros ya se había adquirido, y no en todos los casos permitía la incrustación de metadatos, este requisito sólo se ha podido cumplir hasta el momento con los ficheros de imagen estática.

y) Aunque existe la consciencia de que en este momento no es posible definir de un día para otro una política de metadatos, debiera plantearse la definición de esta política, a efectos de conservación y uso, al menos en lo que se refiere a metadatos descriptivos, técnicos, de conservación y de gestión de derechos.

z) La falta de política de metadatos debe suplirse con una adecuada política de descripción archivística, dependiendo del plan archivístico por desarrollar. Debe entenderse que, en entornos digitales, las descripciones archivísticas también son, o pueden ser, metadatos. De igual modo debe entenderse que por "suplir la política de metadatos" no se significa que en el momento en que exista esta política se ha de renunciar a la descripción archivística. Más bien, ambas son complementarias y cumplen diferentes funcionalidades.

aa) Como principio general, todos los ficheros que se vayan a conservar en el disco duro del servidor deben tener un registro descriptivo asociado. En sentido estricto, cada formato de fichero debiera tener una descripción diferente, puesto que son objetos diferentes. Sin embargo, a efectos tanto de economía de medios como de contextualización, todos los formatos que sean copia del mismo fichero bruto original deben asociarse al mismo registro descriptivo, considerando que aquello que describe el registro es una entidad, y los ficheros las manifestaciones de esa entidad. Ejemplo: si a partir de una imagen estática en bruto se genera un fichero JPG y un fichero TIFF, y los dos se van a conservar en el disco duro del servidor, ambos irán asociados al mismo registro descriptivo de manera independiente, y se facilitará al usuario final información acerca del formato y del tamaño del fichero, en la forma nombre_fichero (extensión) (tamaño). Un ejemplo de este procedimiento sería 20050907 (JPG) (326 Kb), y 20050907 (TIFF) (1,03 MB). El procedimiento de asociar todas las manifestaciones de una entidad a un solo registro descriptivo ha resultado económico en tiempo, pero plantea otros problemas; de manera especial, la asociación extremadamente débil entre los documentos digitales y sus metadatos de conservación, como se discute más adelante.

bb) Alternativamente, si en el plan archivístico se decide que no se van a realizar descripciones de ficheros (o las entidades a las que pertenecen), sino de otro tipo de entidades o de niveles de agregación, se deben asociar al registro descriptivo todos los ficheros relacionados con la entidad y/o el nivel de agregación. Como se ha dicho, dependiendo de la naturaleza de los contenidos, estos ficheros deben asociarse de manera independiente, o debe generarse un solo fichero a partir de las partes componentes de la unidad significativa del original. En este caso, además de información acerca del formato y del tamaño del fichero, debe proporcionarse al usuario final una breve información descriptiva del contenido del fichero, en la forma información_descriptiva (nombre_fichero) (formato) (tamaño). Un ejemplo de este procedimiento sería Plano general de un molino de viento (20050907) (JPG) (326 Kb). Puesto que finalmente se decidió que las entidades o niveles de agregación a describir eran las entrevistas, resultó de aplicación este requisito, y sólo parcialmente el anterior. El hecho de que los objetos de la descripción sean las entrevistas ha resultado económico en tiempo, pero plantea otros problemas; de manera especial, la asociación extremadamente débil entre los documentos digitales y sus metadatos de conservación, como se discute más adelante.

cc) Salvo que se quiera correr el riesgo de que las copias de seguridad en soporte externo se descontextualicen y resulten inservibles a corto plazo, las copias de seguridad también deben describirse. Dos procedimientos pueden utilizarse para ello. En primer lugar, puede generarse un registro para cada soporte externo, o un solo registro al que se vayan incorporando las descripciones de todos los soportes externos, con una breve descripción del contenido de la copia de seguridad, en la forma <Identificador único>-<Título>-<Contenido>. Ejemplo: CS00001 (20050907)-Copia de seguridad 20050907-Contiene: nombre_fichero_1, nombre_fichero_2, etc. En segundo lugar, y dependiendo de la entidad/nivel de agregación que el plan archivístico decida describir, puede incorporarse esta información en el registro descriptivo de la entidad/nivel de agregación, en la forma de nota no visible para el usuario final, y mediante el literal "Copia de seguridad en soporte externo CS00001 (20050907), que contiene los ficheros nombre_fichero_1, nombre_fichero_2", etc. Se decidió la adopción del primer procedimiento.

dd) Los documentos digitales deben contextualizarse al menos por su creador. Esto significa que los registros descriptivos contendrán una referencia en el campo de autoridad pertinente, al correspondiente registro de autoridad, generado a partir del fichero de informantes. El plan archivístico y las restricciones de tipo legal deben determinar qué información acerca de los informantes puede ver el usuario final.

ee) El plan archivístico debe establecer criterios acerca del modo de introducir los datos de los informantes.

4 Descripción y metadatos

Como se ha intentado acentuar a lo largo de la presente exposición, la satisfacción de requisitos técnicos es una condición necesaria, pero no suficiente, para gestionar adecuadamente documentos digitales de archivo. En otros términos, el foco de la política relativa a documentos digitales son las necesidades archivísticas, no las necesidades tecnológicas. Estas deben ser sólo una herramienta facilitadora para dar satisfacción a esas necesidades archivísticas. Tal y como se puso de manifiesto en las conclusiones de InterPARES 1, la descripción archivística debe integrarse en el continuo de la conservación de documentos 37; y, tal y como se sugiere implícitamente en el plan de trabajo de InterPARES 2 38, la descripción se encuentra inextricablemente enlazada a la asignación de metadatos. Nosotros mismos, y en el marco de Ibersid 2004, intentamos esclarecer qué debiera entenderse por "metadatos", y concluíamos que es un concepto fuertemente dependiente del contexto 39. Es decir, en principio el concepto de metadatos, y por tanto la serie o conjunto de metadatos que se asigne a un determinado cuerpo de documentos, dependerá del dominio en el que se trabaje. Yendo algo más allá, no sólo dependerá del dominio, sino también del punto de vista o función que se aplique a los metadatos dentro de un mismo dominio. Es decir, si se le aplica el punto de vista de la asignación de descripciones globales que mantengan el documento en su contexto y permitan al usuario final recuperarlo, estaremos hablando de metadatos descriptivos. Por el contrario, si se le aplica el punto de vista de las necesidades de conservación a largo plazo, estaremos hablando de metadatos técnicos, que tienen muy poco sentido desde el punto de vista descriptivo. Si se le aplica el punto de vista de las necesidades de gestión de derechos, estaremos hablando de metadatos administrativos o de gestión, etc. Además, cada organización, programa o proyecto puede entender estos tipos de metadatos de diferente manera. Por ejemplo, para un determinado proyecto los derechos de propiedad intelectual pueden estar, y de hecho lo están, integrados en los metadatos de conservación; mientras que para otro proyecto los derechos de propiedad intelectual pueden considerarse, y de hecho se consideran, como independientes de los metadatos de conservación. Esto devuelve un alto grado de heterogeneidad y de solapamiento, que fuerzan a un análisis detallado de las series y/o conjuntos de metadatos relevantes, a fin de depurar y definir qué metadatos se necesitan para qué proyecto.

La Guía NINCH identifica tres tipos de metadatos: descriptivos, administrativos y estructurales 40. Respecto a los primeros, el Archivo contaba con un alto grado de normalización, aunque, dadas las características del proyecto, se precisaban ciertos refinamientos que se expondrán más abajo. Respecto a los metadatos estructurales, hacen referencia a la estructura interna de los documentos y las relaciones entre sus componentes. Aunque se prevé que en algún momento del proyecto será necesario hacer explícitas esta estructura y estas relaciones, quizá mediante series de metadatos como METS (Metadata Encoding & Transmission Standard) 41, hasta ahora no ha sido posible definir este aspecto. En lo que se refiere a metadatos administrativos, la Guía entiende un conjunto de metadatos que informan acerca del proceso de creación del documento, así como metadatos de gestión de derechos y de conservación. Puede considerarse que los metadatos administrativos son equivalentes a los metadatos técnicos, que en este caso se consideraron prioritarios, básicamente a efectos de conservación de los resultados de los trabajos realizados.

En lo que se refiere a metadatos descriptivos, el plan archivístico los hizo coincidir con la política descriptiva. Las entidades a describir eran básicamente de tres tipos: en primer lugar, como se ha dicho, las entrevistas, en torno a las cuales giraban las demás entidades. Además, era necesario describir los documentos digitales asociados a las entrevistas. Aunque ya se proporcionaba una descripción sumaria mediante los metadatos incrustados en las imágenes estáticas y los mecanismos de denominación de los ficheros, una aproximación más completa e intuitiva para el usuario final parecía necesaria. El tercer tipo de entidad eran los entrevistados mismos. El software utilizado por el Archivo permitía la descripción de las entrevistas, bien en formato MARC ( MA chine- R eadable C ataloguing) , bien mediante la estructura de ISAD(G) ( General International Standard Archival Description) , bi en facilitando una codificación EAD (Encoded Archival Description) automática. Por otra parte, permitía que los documentos digitales asociados a las descripciones de las entrevistas dispusieran ellos mismos de una breve descripción textual que facilitara su interpretación por parte del usuario final. Por último, permitía también que los entrevistados fueran descritos y asociados a sus entrevistas, mediante un perfil no normalizado, pero que respondía a los requisitos del plan científico. Una importante cuestión pendiente que debe definir el plan archivístico es la de la indización, tanto de las entrevistas como de los documentos, en un doble sentido. En primer lugar, la indización de las entrevistas es relativamente cómoda, considerando como el objeto a indizar el contenido de las mismas y aplicando un tesauro de creación propia. Sin embargo, puesto que los documentos se han considerado como subsidiarios de las entrevistas, y puesto que no todos los softwares utilizados permiten incrustar metadatos en los documentos, la indización de estos se vuelve más compleja: por una parte, es necesario definir una metodología de indización de documentos icónicos; por otra, es necesario definir una técnica de asociación de los términos de indización a objetos que ya están asociados a otro objeto de nivel superior. En segundo lugar, algunas de las características del contenido científico del proyecto -escenario reducido y con fuertes interrelaciones facilitarían una contextualización conceptual extremadamente rica, y por tanto una recuperación y una representación también extremadamente provechosas. Sin embargo, el actual sistema de contextualización utilizado en gran parte del mundo, en España, y también en el Archivo, sólo permite establecer que existe una relación entre A y B, habiendo de recurrir a las descripciones internas de A y B para obtener detalles. No permite descomponer esa relación entre A y B, ni diacrónica ni sincrónicamente, de manera inmediatamente evidente para el usuario final. La utilización de la metodología australiana que se ha venido criticando erróneamente como "descontextualizadora de los documentos" 42, permitiría abordar este problema, aunque aún no ha sido posible hasta el momento especificar el modo en que se concretaría.

En la misma exposición en la que se trataba de esclarecer el concepto de metadatos, se explicaba además la aproximación adoptada por el Archivo al problema de la asignación de metadatos a los documentos. Excluídos los metadatos descriptivos, que se acaban de discutir, la cuestión en aquel momento era decidirse por un modelo de metadatos de conservación, exhaustivo y abierto, pero practicable. A partir del modelo de referencia OAIS (Open Archival Information System) 43.Se adoptaron unos criterios de análisis de las series de metadatos que en aquel momento parecieron más relevantes -National Library of Australia 44, New Zealand National Library 45, CEDARS (CURL Exemplars in Digital Archives) 46, Nedlib (Networked European Deposit Library) 47 y PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies) 48. De este análisis resultó la decisión de que el proyecto archivo de la palabra necesitaba un modelo de metadatos de conservación lo más semejante posible a PREMIS -que por aquel entonces se encontraba en fase de desarrollo-, con ciertas modificaciones y/o extensiones tomadas de las otras series y/o conjuntos. Siguiendo buenas prácticas generalmente aceptadas, también se decidió que esta serie definitiva debiera adoptar, a efectos técnicos, una gramática formalizada en forma de schema XML. El primer intento de definir este schema de manera automática a partir de instancias de documento resultó altamente insatisfactorio, de manera que se desanduvo este camino y se comenzó la definición de un schema XML de manera manual.

Sin embargo, mientras tanto tuvieron lugar dos alteraciones significativas. En primer lugar, el proyecto PREMIS terminó, y sus resultados más destacables fueron un exhaustivo modelo de datos que incluía gran parte de las aportaciones de los otros proyectos citados, así como una estricta definición de qué se estaba entendiendo por metadatos de conservación; y varios schemas XML que reflejaban el modelo de datos 49. Esto implicaba, por una parte, que el trabajo de desarrollar un schema propio perdía sentido; pero, por otra, y más importante aún, significaba que el modelo de datos PREMIS, si bien de una gran calidad, ya no se ajustaba a las necesidades del proyecto archivo de la palabra, básicamente porque desde que se comenzaron a plantear estos problemas se tomó la decisión de no formalizar determinados tipos de entidades que aparecen en el modelo final PREMIS, sino simplemente definir metadatos con los adecuados niveles de anidamiento, aplicables a diferentes entidades no especificadas, o que se especificarían a medida que el proyecto fuera avanzando. En segundo lugar, y en el contexto especialmente de documentos electrónicos con valor jurídico, se ha venido haciendo cada vez más claro que, dadas las diferentes necesidades contextuales de diversos dominios, no es posible definir una serie de metadatos válida en cualquier caso. Más bien, cada organización, programa o proyecto debiera definir la serie de metadatos que necesita para gestionar sus documentos. Muchos de estos metadatos ya existirán y serán recuperables a partir de otras series; pero otros no. En cualquier caso, lo que importa es definir la serie de metadatos necesaria de manera coherente y de acuerdo con ciertos procedimientos y controles. Esta parece ser la línea que sigue el borrador de norma ISO 23081, en su tercera parte, así como el todavía no publicado modelo de metadatos de InterPARES 2 50. Es decir, se trata tanto de definir qué metadatos se necesitan, como de definir el modo en que se establecen estos metadatos, qué criterios se han seguido para establecerlos, qué procedimientos se utilizan para asignarlos, y qué controles se aplican sobre la coherencia del resultado.

De acuerdo con este punto de vista, y ponderando las necesidades archivísticas y técnicas con las posibilidades materiales, se decidió que el modelo de metadatos de conservación a utilizar era el modelo de la National Library of Australia, restringido a los tipos de ficheros existentes de hecho en el proyecto archivo de la palabra, y reducido en los restantes a aquellos metadatos que se consideraron imprescindibles, tal y como se reproduce a continuación:

1. Identificador persistente -tipo e identificador

2. Fecha de creación

3. Tipo estructural

4. Infraestructura técnica de un objeto complejo (debe tenderse a la implantación de este metadato, aunque en el momento actual no es posible)

5. Descripción de fichero

5.1. Imagen

5.1.1 Formato y versión de imagen

5.1.2 Resolución de imagen

5.1.3 Dimensiones de la imagen

5.1.4 Resolución de tonos de la imagen

5.1.5 Espacio de color de la imagen

5.1.6 Gestión de color de la imagen

5.1.7 Tabla de consulta de color de la imagen

5.1.8 Orientación de la imagen

5.1.9 Resolución

5.2 Audio

5.2.1 Formato y versión de audio

5.2.2 Resolución de audio

5.2.3 Duración

5.2.4 Tasa de bits de audio

5.2.5 Compresión

5.2.6 Encapsulación

5.2.7 Número y tipo de pistas

5.3 Video

5.3.1 Formato y versión de un fichero de video

5.3.2 Dimensiones de las frames

5.3.3 Duración

5.3.4 Tasa de las frames

5.3.5 Compresión

5.3.6 Estructura de codificación del video

5.3.7 Sonido del video

6. Requisitos conocidos del sistema

7. Requisitos de instalación

8. Información sobre almacenamiento

9. Inhibidores del acceso

10. Instrumentos de descripción y ayuda y facilitadores del acceso

11. Validación

12. Relaciones

13. Pérdidas

14. Proceso

14.1 Descripción del proceso

14.2 Nombre del centro responsable del proceso

14.3 Hardware crítico utilizado en el proceso

14.4 Software crítico utilizado en el proceso

14.5 Cómo se llevó a cabo el proceso

14.6 Recomendaciones especificadas para implantar el proceso

14.7 Fecha y hora

14.8 Resultado

14.9 Fundamento del proceso

14.10 Cambios

14.11 Otros

15. Creador del registro

16. Otros

Una vez publicados los modelos de auto-evaluación de metadatos ISO 23081-3 e InterPARES 2, debiera seleccionarse el más adecuado para ponderar la idoneidad de esta serie de metadatos. Previsiblemente, el modelo de ISO 23081-3 será más escueto y con una orientación más práctica; mientras que el modelo InterPARES 2 será más exhaustivo y orientado a la investigación detallada.

Los objetos sobre los que debieran aplicarse los metadatos de conservación debieran ser los documentos digitales, no las descripciones de las entrevistas, en la medida en que estas descripciones están incorporadas a las bases de datos del Archivo, que son en este caso los objetos sobre los que se aplican los metadatos de conservación. Ello significa, de manera semejante a lo dicho acerca de la indización, que la asociación de los metadatos de conservación a los documentos digitales es débil. Puesto que los documentos digitales no son ellos mismos objeto de la descripción, sino que están asociados a la descripción de otra entidad -la entrevista-, la asociación sólo puede hacerse a un nivel de arquitectura secundario; es decir, los metadatos se definen en la plantilla de un documento, y cada vez que esta plantilla se instancia, se asocia a la descripción de la entrevista con la que el documento está a su vez asociado. Aunque los mecanismos de denominación de la instancia prevén que no exista la posibilidad de asociación errónea -la instancia se denomina como el documento al que hace referencia, más la extensión del documento y la propia extensión de la instancia; por ejemplo: 20050910_jpg.xml, lo cierto es que este procedimiento resulta extremadamente pobre. A efectos de asociación fuerte de metadatos de conservación a los documentos digitales, el plan archivístico debiera prever, respecto a la descripción, la necesidad de que los documentos digitales no queden simplemente asociados a la descripción de la entrevista, con una descripción sumaria; sino que además sean ellos mismos descritos en registro independiente y asociados a la entrevista correspondiente mediante hipervínculo. Esto depende en alto grado de los recursos materiales y de personal disponibles; pero, como se dijo más arriba, no debiera renunciarse por motivos económicos a ningún requisito archivístico considerado imprescindible. Más bien, debieran buscarse alternativas para la satisfacción de ese requisito. En este caso, la adecuada asignación de metadatos de conservación es el tipo de requisito que se considera de obligado cumplimiento. En el actual estado de desarrollo del proyecto, sólo puede afirmarse que se asignan metadatos de conservación a los documentos digitales; pero no que estos metadatos se encuentran entrelazados de manera inextricable, ni, por supuesto, que existen garantías de que los metadatos no se disociarán de sus documentos. Este es uno de los principales retos archivístico/técnicos del proyecto.

5 Recomendaciones

De acuerdo con todo lo anterior, y a la luz de la experiencia del proyecto archivo de la palabra, la presente exposición sugiere las siguientes recomendaciones:

1) Los documentos digitales son documentos de archivo y deben gestionarse con criterios archivísticos.

2) Antes de definir los criterios archivísticos a utilizar, e incluso antes de que existan los documentos, deben analizarse éstos, sus componentes, su contexto de creación, etc., a fin de definir los criterios adecuados.

3) Si los criterios al uso no responden a las necesidades de los documentos y/o del archivo, no debe renunciarse a estas necesidades, sino, más bien, revisar los criterios archivísticos.

4) Los documentos digitales deben contextualizarse como cualquier otro documento de archivo.

5) Los contextos bajo los que deben considerarse los documentos digitales son los convencionalmente conocidos como jurídico-administrativo, de procedencia, procedimental, documental y tecnológico.

6) Los documentos mismos, o sus agregados, deben poder ser objeto de análisis diplomático.

7) La secuencia ordenada para establecer una política de tratamiento de documentos digitales es la siguiente: revisión de la literatura->definición del plan archivístico->definición del plan técnico.

8) La tecnología es una herramienta facilitadora del plan archivístico. No debe tomarse ninguna decisión de tipo técnico antes de que el plan archivístico haya quedado definido.

9) Los documentos digitales tienen que describirse y se les debe asignar el adecuado conjunto de metadatos, necesidades ambas que deben quedar recogidas en el plan archivístico.

10) No existe una distinción definitiva entre documentos con valor legal y documentos con valor cultural. Un plan archivístico debe hacerse eco de ambos puntos de vista

• Introducción
• Delimitación del problema
• Discusión
• Requisitos de tipo técnico
• Descripción y metadatos
• Recomendaciones

• Gestión de documentos
• Moreq 2
• Contexto documentos
• Documentos y poder.