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Una aproximación transfinita al contexto de uso de los documentos de archivo.

Alejandro Delgado Gómez. Archivo Municipal de Cartagena.

Introducción

En otro lugar hemos comenzado a explorar, de manera tentativa, los problemas asociados al contexto de los documentos de archivo, haciendo uso metafórico del concepto de transfinito desarrollado por el matemático clásico, y uno de los fundadores de la teoría de conjuntos, Georg Cantor (2006). En una de sus primeras aproximaciones al concepto de infinito, Cantor estableció el carácter no discreto, sino continuo, de los números reales. Por expresarlo de manera básica, los números reales no se pueden contar, es decir, no existe posibilidad de establecer una relación de uno-a-uno con los números naturales. En nuestro uso metafórico, de ello se seguiría el que los números reales tampoco son lineales, o, por decirlo de manera más estricta, ocurren de manera no lineal. Es decir, entre dos elementos continuos del conjunto de los números reales, siempre puede “ocurrir” otro número real que rompa la continuidad y la linealidad de esos elementos.

A nuestro juicio, el contexto de creación, gestión, conservación y uso de los documentos de archivo también muestra estas propiedades de continuidad y no linealidad. La petición de principio que hemos intentado explicar en otro texto (Delgado Gómez 2005) es la siguiente: el contexto de los documentos es uno, aunque su articulación en diferentes contextos responde a las necesidades de quienquiera que esté gestionando un segmento dado de documentos. Por supuesto, esta definición es permanentemente redefinible en función de esas necesidades. Además, identificado un determinado contexto como útil, sus componentes o elementos no son discretos, sino continuos, aunque, de manera similar, quien los gestiona sólo utilizará aquellos que resulten necesarios. Por lo demás, estos componentes o elementos pueden ocurrir en cualquier lugar y momento, es decir, no son lineales.

El presente texto intenta traducir la anterior petición de principio a un escenario muy restringido, el del contexto de uso de documentos de archivo que ya no son de interés para la entidad creadora y pasan a diseminarse a causa de su valor cultural o como memoria. Para ello, se define en primer lugar qué se entiende por contexto de un documento de archivo, y de manera especial la acepción de contexto como contexto de uso. Además, se discute el modo en que se ha venido poniendo tradicionalmente en vigor este contexto de uso, y el papel que el archivero como hermeneuta exclusivo del templo de los documentos ha jugado en ello. Por último, se expone en filigrana el modo en que dos herramientas tecnológicas –los wikis y los blogs- podrían ayudar a proporcionar un contexto de uso rico en cuanto a sus relaciones y democrático en cuanto a las posibilidades de acceso y utilización del documento.

1 Discusión del concepto de contexto de uso

Convencionalmente se define contexto como “1. Las circunstancias organizativas, funcionales y operativas que circundan la creación, recepción, almacenamiento, o uso de los materiales, y su relación con otros materiales. - 2. Las circunstancias que un usuario puede aportar a un documento y que influyen la comprensión del documento por parte de ese usuario” (Pearce-Moses, 2005).

También convencionalmente, el contexto se expresa mediante metadatos. Dependiendo de la tradición archivística, estos metadatos se entienden de diferente manera. Así, dentro de nuestra tradición, los metadatos serían todo aquello que aporta información contextual en la primera acepción –agentes que crean documentos, cuadros de clasificación, organigramas, otros vínculos archivísticos. Estos metadatos se acumulan y gestionan mientras el documento resulta de interés para la entidad creadora, como evidencia a efectos de responsabilidad. Cuando el documento deja de tener este interés, y se decide acerca de su valor permanente, como evidencia a efectos de memoria, y su paso a un depósito llamado histórico, también dejan de asignarse metadatos, y se comienza el proceso de descripción archivística, que está destinada a ser utilizada por usuarios externos como substituto del documento y, en su caso, como punto de acceso al mismo. Desde otro punto de vista, los metadatos ya son descripción archivística, y la descripción archivística es un proceso de asignación de metadatos. La discusión de este punto de vista, no obstante, queda fuera del alcance del presente texto. Gilliland (2005) ha proporcionado un esclarecedor informe acerca de este debate, al que remitimos.

Más interesante resulta, en este punto, la segunda acepción que proporciona Pearce-Moses, en la medida en que, como veremos, las circunstancias que el usuario puede aportar al documento rara vez se consideran como de interés archivístico. De acuerdo con un visión generalizada, una vez que los documentos dejan de tener valor como evidencia a efectos de responsabilidad y pasan a tener valor como evidencia a efectos de memoria, siendo transferidos por tanto, física o virtualmente, a un depósito llamado histórico, la función del archivero consiste y termina en la descripción y en la provisión de acceso, si procede, al documento. La explotación, rica o pobre, y la aportación de nuevos significados al documento por parte del usuario son irrelevantes para el archivero, dentro de nuestra tradición. En el mejor de los casos, al archivero le interesa saber cuántas veces se ha consultado el documento, o un determinado segmento de documentos, dentro de su archivo, a efectos, por ejemplo, de elaboración de informes estadísticos, pero no las circunstancias contextuales de esa consulta.

Bien es cierto que en un entorno analógico acceder a esas circunstancias contextuales resultaba muy complicado. Un método muy utilizado consistía en pedir –en algunos casos, más bien en obligar- al investigador a que enunciara el tema de su investigación. Este recurso, además de pobre, implicaba que el archivero determinaba quién poseía la cualidad de investigador y quién no, quién tenía derecho a acceder al documento y quién no en función de aquella cualidad, y quién tenía derecho a que las circunstancias que aportaba al documento quedaran reflejadas, bien que de esa manera pobre. Otro método utilizado tradicionalmente por los archivos, a partir de los mismos criterios, ha sido el de pedir a los investigadores un ejemplar del resultado de su investigación, lo cual, por supuesto, excluía a aquellos “investigadores” que realizaban su “investigación” sin ánimo de publicar nada.

De este modo, el archivero se situaba a sí mismo como sacerdote del templo de los documentos, decidiendo acerca de qué usuarios podían acceder o no acceder y, más importante, decidiendo acerca de qué usuarios podían hablar o no hablar acerca de los documentos. La figura del archivero-censor ha sido explorada de manera profunda por parte de investigadores como Eric Ketelaar (2001, 2002), y poco puede añadirse a esta exploración.

Pero, además de ejercer su rol como censor, el archivero ha jugado un importante rol también como hermeneuta de los documentos. Sobre la base de modelos descriptivos que, o bien requieren una destreza técnica detallada respecto a la naturaleza y las propiedades internas del documento y las circunstancias contextuales y tecnológicas de su creación, o bien renuncian a la definición de ricas relaciones contextuales, el archivero –mediante técnicas de transcripción, de análisis diplomático o de elaboración de largas descripciones narrativas- detallaba, en nuestra tradición, y en los substitutos descriptivos, cuál era el significado exclusivo del documento, de tal manera que todo alejamiento de ese significado exclusivo era impensable, probablemente porque, también en nuestra tradición, el archivero también era a menudo un investigador dentro de la élite. Más aún, en su calidad de hermeneuta, el archivero establecía, mediante el presunto instrumento de acceso de la descripción, una distancia entre el usuario y el documento, de tal manera que el documento ya no era nunca más tal, sino el documento a través del prisma de la descripción proporcionada por el archivero.

Por supuesto, la evolución de los derechos ciudadanos o de los estudios superiores fueron democratizando el acceso al documento, pero seguía existiendo esa interpretación intermediaria acerca de qué era un usuario legítimo con derecho a dar conocer sus circunstancias contextuales (sirva de ejemplo el hecho de que el carnet que sancionaba a un usuario como teniendo cualidades de investigador sólo este año ha desaparecido de uno de nuestros archivos nacionales), así como esa interpretación intermediaria que es la descripción proporcionada por el archivero acerca de qué debía entenderse en el documento de archivo.

El desarrollo de las tecnologías de la información, las tecnologías de convergencia universal o las tecnologías digitales ha enriquecido sin duda en alto grado el acceso a los documentos –especialmente de los documentos con valor cultural que no están sujetos a restricciones legales. Cualquiera, no sólo el investigador con cualidades de investigador, puede consultar libremente tales documentos en Internet. Sin embargo, el acceso a los mismos sigue estando mediado por una descripción decidida por el archivero y elaborada en un lenguaje que excluye una exploración profunda del contexto; a esta descripción probablemente se llega por medio de una consulta a una base de datos, y las circunstancias de su uso por parte de cada usuario remoto en Internet no quedan reflejadas más allá, por ejemplo, de la dirección IP o la zona geográfica desde la que se ha realizado la consulta.

2 La democratización de la descripción: wikis y blogs

Realmente, es mucho lo que se ha avanzado; pero las tecnologías debieran hacernos avanzar aún más en este sentido, democratizando, no sólo el acceso a los documentos de archivo, sino también, democratizando el derecho a contextualizar estos documentos infinitamente, en un conjunto interminable de relaciones impredecibles y variables.

Como se dijo más arriba, en la actualidad es posible acceder a las descripciones de los documentos en Internet mediante, por ejemplo, interfaces de interrogación a bases de datos, y, desde estas descripciones, también es posible muchas veces acceder a los documentos mismos digitalizados. Por supuesto, se trata por regla general de documentos que han superado los plazos legales relativos al acceso. Algunos archivos deciden colocar en Internet sólo documentos gráficos, o las joyas de la corona desde el punto de vista visual. Es menos frecuente que se coloquen documentos de apariencia insignificante pero de rico contenido (por lo demás, ¿quién decide la riqueza del contenido? ¿Para quién es rico? ¿Para el archivero? ¿Para los investigadores de élite? ¿Para una minoría étnica o un usuario anónimo?). En ocasiones las imágenes digitalizadas tienen la suficiente calidad como para que un usuario tenga la posibilidad de descargarla y utilizarla fuera de línea. Sin embargo, en otras ocasiones se reduce de manera consciente el tamaño de la imagen para que sólo pueda verse a efectos decorativos, pero no utilizarse fuera de línea. En cualquier caso, las circunstancias de uso quedan al margen.

Sin embargo, en un entorno social y tecnológico caracterizado por la horizontalidad y la desestructuración, se utilizan cada vez más, tanto en los ámbitos personales como en los profesionales, herramientas que permiten desalojar de la red el discurso del poder o, al menos, ponerlo en igualdad de condiciones con respecto al discurso de otros interesados. Aún no se ha explorado suficientemente el potencial que el uso de instrumentos como PDAs, canales de comunicación inmediata, blogs o wikis puede llegar a tener con fines, no domésticos, sino profesionales. De hecho, a través del correo electrónico, de la telefonía móvil o de PDA se toman todos los días decisiones que, hace unos años, requerían un proceso, en términos de David Bearman, propio de las burocracias weberianas.

A efectos de potenciación, enriquecimiento y democratización de los documentos en sus infinitos contextos de uso, herramientas de cooperación sobre la web, como los wikis y los blogs, tienen incuestionables ventajas, de las que simplemente algunas serían:

  • Establecimiento de una rica red de relaciones no previsibles y variables, en la medida en que serían introducidas por usuarios desconocidos y remotos. Esto alteraría también el uso de un sistema de autoridades plano, en beneficio de un sistema de autoridades imperfectas, pero ciertamente transfinitas.
  • Incorporación a esta red de relaciones de los propios documentos, o de los objetos digitales que los representan, por parte también de usuarios desconocidos y remotos que tendrían poder de decisión acerca de qué documentos tienen interés.
  • Incorporación de aquellas circunstancias del usuario, ya no mediadas por el archivero. Antes al contrario, el usuario tendría la posibilidad de discutir, matizar, poner en cuestión, editar, en definitiva, enriquecer, la descripción del archivero.
  • Incorporación de los documentos de un archivo a los archivos virtuales de toda una sociedad, constituída, como tal sociedad, en "archivero global".
  • Incorporación de los documentos de archivo, sin perder sus propiedades como tales documentos de archivo, a una rica red de relaciones dentro de marcos de información y conocimiento que contribuirían a dotarlos de mayores capas de contexto.

Es cierto que estas herramientas harían perder a los archiveros su posición de privilegio con respecto al uso de los documentos; pero también es cierto que esta pérdida es necesaria en beneficio de una sociedad realmente democrática.

3 Referencias

Bearman, David (1992): Diplomatics, Weberian Bureaucracy and the Management of Electronic Records in Europe and America", American Archivist, vol.55 (1) p.168-180 Cantor, Georg (2006).

Fundamentos para una teoría general de conjuntos: escritos y correspondencia selecta. Crítica, 2006. Delgado Gómez, Alejandro (2005): El principio de contextualidad y relación de los documentos: una aproximación tentativa. En: Scire. 11 : 1 (en.-jun. 2005) 9-31. (Pendiente de publicación) Gilliland-Swtland, Anne (2005):

Ensayo de discusión sobre la naturaleza y el rol de los metadatos en la creación de documentos fiables y en la conservación de documentos auténticos en sistemas electrónicos. InterPARES, 2005. URL:http://archivo.cartagena.es/recursos/texto0_metadata.pdf Ketelaar, Eric (2002). Archival Temples, Archival Prisons: Modes of Power and Protection.

En: Archival Science. 2 (2002) 221-238. Ketelaar, Eric (2001). Tacit Narratives: The Meanings of Archives. En: Archival Science. 1 (2001) 131-141. Pearce-Moses, Richard (2005). A Glossary of Archival and Records Terminology. Society of American Archivists, 2005. URL: http://www.archivists.org/glossary/index.asp.

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